Lähivuosina sosiaalihuollon organisaatiot velvoitetaan liittymään Kanta-palveluihin. Valmisteluihin kannattaa ryhtyä hyvissä ajoin.
Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän sosiaalihuolto liitti asiakastietojärjestelmänsä Kanta-palveluihin eli sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastiedon arkistoon jo vuonna 2019.
Ensimmäisessä käyttöönoton vaiheessa asiakastiedot arkistoidaan Kanta-palveluihin. Nyt PHHYKY:ssä valmistellaan siirtymistä toiseen vaiheeseen, jossa työntekijät pääsevät hakemaan ja katsomaan Kantaan talletettuja asiakasasiakirjoja.
Toisessa vaiheessa tavoitteena on myös, että asiakkaat pääsevät kokeilemaan sosiaalihuollon tietojensa katsomista Omakannasta.
PHHYKY:n työikäisten palvelujen asiakasohjaus ja taloudellinen tuki ‑yksikössä Kanta-palveluja pilotoivat sosiaaliohjaaja Emma Uusitalo ja sosiaalityöntekijä Taru Koivisto. Tietojen tallentaminen Kantaan on heille jo tuttua, mutta alun perin täksi kevääksi suunniteltu toisen vaiheen toiminnallisuuksiin tutustuminen viivästyi.
– Pilotoimme yksikössämme uutta asiakastietojärjestelmää, ja kevät kuluu käyttäjäkokemuksen antamisessa järjestelmän kehittäjälle. Syksyllä pääsemme näillä näkymin tutkimaan uusia Kanta-palvelujen toiminnallisuuksia, Emma Uusitalo kertoo.
Uusitalo on Kanta-vuosien varrella huomannut, että kirjaamistaidon ja asiakastietojärjestelmän käytön osalta työntekijöiden kannattaa tutustua hyvissä ajoin Kanta-arkistointiin liittyvään logiikkaan.
– Suosittelen aloittamaan Kanta-valmistelut ennen tulevia pakollisia aikarajoja. Uutta opittavaa, yllätyksiä ja hidastuksia voi ilmetä matkan varrella, Uusitalo sanoo.
Yhdenmukaistaminen ja nopeus tavoitteena
Kanta-palvelujen keskeisiä tavoitteita on yhdenmukaistaa ja määrämuotoistaa alan kirjaamiskäytäntöjä ja saada tarvittava tieto nopeasti ammattilaisten käyttöön. Työntekijä saa esimerkiksi paikkakunnalle muuttaneen uuden asiakkaansa tiedot nopeasti ja kätevästi esille. Lisäksi tiedot ovat aiempaa helpommin tulkittavissa yhdenmukaisten kirjaamiskäytäntöjen ansiosta.
– On erinomaista, jos nämä Kannan tavoitteet toteutuvat, Taru Koivisto katsoo.
Kanta-palvelujen keskeisiä tavoitteita on yhdenmukaistaa ja määrämuotoistaa alan kirjaamiskäytäntöjä ja saada tarvittava tieto nopeasti ammattilaisen käyttöön.
THL on määritellyt uusiin asiakirjarakenteisiin tiettyjä pakollisia ja määrämuotoisia kohtia täytettäväksi, kuten vaikkapa maininnan ilmoituksen ilmoittajatahosta ja ensisijaisesta syystä.
Konemaiseen rasti ruutuun ‑dokumentointiin ei Kannassakaan olla silti siirtymässä. Myös uusista asiakirjarakenteista löytyvät vapaat tekstikentät, joissa tekijän ja asiakkaan äänet pääsevät kuuluviin. Ammattilaisen harkinnassa ja vastuulla pysyy edelleen se, minkä kirjaaminen milloinkin on olennaista ja riittävää.
– Tasapainon löytäminen määrämuotoisuuden ja rakenteisuuden sekä vapaamman kirjaamisen välillä on tärkeää, tietojärjestelmätutkija ja sosiaalityöntekijä Susi Salovaara kertoo.
– Äärimmilleen viedystä rakenteisuudesta on maailmalla huonoja kokemuksia. Se voi pahimmillaan kaventaa sosiaalialan ammattilaisen työn datan syöttämiseksi järjestelmän ennalta määrättyihin kapea-alaisiin kenttiin, Salovaara sanoo.
Hän kertoo esimerkin maasta, missä lastensuojeluun oli rakennettu riskiarvio, jossa ammattilainen täytti kyllä tai ei ‑vastauksia vaatineen lomakkeen, minkä jälkeen kone laski riskipisteet ja kertoi, mitä pitää tehdä.
– Tämä ei toiminut. Tutkijana ja sosiaalityöntekijänä toivon, että tietojärjestelmistä kehitetään sellaisia, jotka laskevat ja tunnistavat asioiden välisiä yhteyksiä mutta ammattilaiset tulkitsevat aina löydökset.
Tasapainon löytäminen määrämuotoisuuden ja rakenteisuuden sekä vapaamman kirjaamisen välillä on tärkeää.
Tutkimistyön suhteen Kanta-palvelut avaavat paljon uusia mahdollisuuksia. Yhdenmukaistettu tieto mahdollistaa big dataan nojaavia tutkimushankkeita, jotka auttavat vaikkapa rakenteellisen sosiaalityön kehittämisessä tai alan vaikuttavuuden osoittamisessa.
– Sosiaalihuollolla ei toistaiseksi ole ollut tilastollisen datan puolella juuri mitään näytettävää työn vaikuttavuudesta. Kanta-palvelujen myötä tässä varmasti päästään eteenpäin, Salovaara uskoo.
Lisää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä
Yksi isoimpia uudistuksia Kanta-palveluissa tulee olemaan se, että asiakkaat pääsevät katsomaan omat sosiaalihuollon tietonsa Omakannasta terveystietojen tavoin. Se on mahdollista jo nyt, mutta prosessi on verrattain työläs.
Omakanta lisää sosiaalityön avoimuutta ja läpinäkyvyyttä – toki vain niille asiakkaille, jotka sitä ryhtyvät tai pystyvät käyttämään.
Korjauspyyntöjen määrä saattaa Omakannan myötä lisääntyä, Emma Uusitalo miettii.
– Ammattilaiset pyrkivät aina kirjaamaan oikeaa ja paikkansa pitävää tietoa, mutta joskus voi tulla väärinymmärryksiä, Uusitalo sanoo.
– Omakannan ansiosta asiakkaan on aiempaa helpompi keskustella tiedoistaan ja pyytää korjaamaan virheellisyyksiä.
Toisaalta korjauspyyntöjä voidaan ehkäistä entistä osallistavammalla kirjaamisella.
– Vähimmillään osallistavuus on sitä, että kerrotaan asiakkaalle jo kirjaamisvaiheessa, mitä aiotaan kirjata ja varmistetaan myös asiakkaan mielipide, Uusitalo toteaa.
Tietoturvasta huolehdittu
Viime vuosien mittavien tietomurtojen vuoksi sosiaalihuollonkin tietoturva mietityttää monia. Kanta-palveluissa tietoturva on otettu erittäin vahvasti huomioon.
Kanta-palveluihin liitytään organisaation käytössä olevalla asiakastietojärjestelmällä, jonka tulee olla Kanta-yhteensopiva.
Omakanta lisää sosiaalityön avoimuutta ja läpinäkyvyyttä.
Osana järjestelmän sertifiointia suoritetaan yhteistestaus Kelan Kanta-palvelujen ja tietoturva-auditointi Viestintäviraston hyväksymän arviointilaitoksen kanssa. Tämän lisäksi sertifiointi tulee aina uusia tietyn määräajan jälkeen.
Sisäisiä tietoturvaloukkauksia taas estetään tarkoilla käyttöoikeusmäärittelyillä ja sillä, että kaikista asiakastietojen ja dokumenttien katsomisista jää Kannan lokitietoihin elektroninen sormenjälki.
Juttua varten on haastateltu myös PHHYKY:n johtava sosiaalityöntekijä Mari Sissoa, THL:n erikoissuunnittelija Jaana Tainaa ja Kelan liiketoiminnan asiantuntija Jaana Nissilää.
Tapio Ollikainen
Lisätietoa Kanta-palveluihin liittymisestä:
Kanta.fi/ammattilaiset
