Varhaiskasvatuksen tietovarantoon Vardaan kerätään koko maata koskevat tiedot varhaiskasvatuksen toimijoista, toimipaikoista ja työntekijöistä sekä varhaiskasvatuksessa olevista lapsista ja heidän huoltajistaan. Tietojen tallentaminen kuuluu varhaiskasvatustoimijoille
Kunnat ja kuntayhtymät ovat aloittivat oman urakkansa viime vuonna. Vuoden 2020 alusta vuorossa ovat yksityiset palvelutuottajat.
Varhaiskasvatuksen palveluja tuottavat yksityiset perhepäivähoitajat, ryhmäperhepäiväkodit ja päiväkodit, joilla on varhaiskasvatustoimintaa varten Y‑tunnus ja jotka ovat tehneet kunnalle ilmoituksen palvelujen tuottamisesta. Tällaisia toimijoita on reippaat pari tuhatta eri puolilla Suomea.
Kaksi vaihetta
Tietoja tallennetaan kahdessa vaiheessa: varhaiskasvatustoimijaa ja lapsia koskevat tiedot 1.1.2020 alkaen sekä huoltajia ja työntekijöitä koskevat tiedot 1.9.2020 alkaen. Tavoitteena on, että varhaiskasvatuksen sisältö olisi Vardassa kattavasti ja valtakunnallisesti vuodesta 2021 lähtien.
Varhaiskasvatuksen tietovarannosta määrätään varhaiskasvatuslaissa. Vardasta saadaan yhteismitallista, vertailukelpoista ja laadukasta tietoa, jota hyödynnetään varhaiskasvatuksen suunnittelussa ja kehittämisessä.
Sitä tarvitaan myös viranomaisten lakiperäisessä toiminnassa: esimerkiksi Kela hyödyntää Vardan tietoja lastenhoidon tukia käsitellessään.
Tietoa käytetään myös tutkimustyössä ja niistä tehdään tilastoja. Ennen Vardaa tieto on ollut hajallaan eri toimijoiden omissa järjestelmissä ja sen laatu on vaihdellut.
Rekisteröidy palveluun
Vardaa ylläpitävä Opetushallitus tarjoaa ohjeistuksia, webinaarimuotoisia koulutuksia ja käytännönläheisiä klinikoita, joiden tuella yksityiset perhe-päivähoitajat, ryhmäperhepäiväkodit ja päiväkodit pääsevät alkuun tietojen tallentamisessa.
Ensimmäinen askel on rekisteröityminen Vardaa varten Opetushallituksen organisaatiopalveluun. Yksityisessä ryhmäperhepäiväkodissa tai päiväkodissa rekisteröitymisen tekee henkilö, jolla on oikeus asioida organisaation puolesta. Yksityinen perhepäivähoitaja rekisteröityy itse.
Rekisteröityjä tarvitsee suomalaiset pankkitunnukset, mobiilivarmenteen tai varmennekortin, joilla voi tunnistautua vahvasti.
Rekisteröitymisvaiheessa nimetään Vardan pääkäyttäjä, joka vastaa toimipisteen käyttöoikeuksista Vardassa. Rekisteröitymisen hyväksyy kunta. Hyväksymisen jälkeen pääkäyttäjä saa sähköpostiinsa linkin muiden käyttäjätunnusten luomista varten.
Tallenna tiedot
Ensimmäiseksi Vardaan tallennetaan varhaiskasvatustoimijaa ja lapsia koskevat tiedot. Tallentaminen tehdään joko käyttöliittymän kautta tai järjestelmien välisten automaattisten tiedonsiirtojen avulla. Tallentamisen voi aloittaa heti vuoden alusta ja valmista pitää olla 30.4. mennessä. Tämän jälkeen tietoja päivitetään Opetushallituksen ohjeiden mukaan.
– Kentällä ollaan huolissaan urakan suuruudesta ja mutkikkuudesta, sanoo Opetushallituksessa Varda-asioista vastaava projektipäällikkö Kukka-Maaria Berg.
– Ensimmäisellä kerralla tietojen tallentaminen Vardaan on työläämpää: täytyy muun muassa huolehtia siitä, että vaadittava tieto löytyy organisaatiosta. Tallennettavia tietoja voi olla myös määrällisesti paljon, jos varhaiskasvatuksessa olevien lasten määrä on suuri.
– Jatkossa päivittäminen on helpompaa, mikäli esimerkiksi lasten varhaiskasvatustiedoissa tai työntekijöiden tiedoissa ei tapahdu muutoksia.
Kerro tietojen tallentamisesta asianosaisille
Henkilötietojen tallentamisesta Vardaan täytyy kertoa asianomaisille: huoltajille sekä lapsia koskevista että heitä itseään koskevista tiedoista ja työntekijöille heitä koskevista tiedoista. Opetushallitus on julkaissut materiaalia, jonka pohjalta tiedottaminen tehdään.
Huoltajia ja työntekijöitä koskevien tietojen tallentaminen alkaa 1.9.2020. Kunnat ja kuntayhtymät alkavat tallentaa työntekijöiden tietoja samaan aikaan yksityisten palveluntuottajien kanssa.
Tässä vaiheessa Vardaan viedään tiedot päiväkotien johtajista, kasvatus‑, opetus- ja hoitotehtävissä olevista työntekijöistä sekä lapsi- ja ryhmäkohtaisista avustajista, jotka ovat vakituisessa tai määräaikaisessa työsuhteessa.
Tietoa kerätään paitsi henkilön työtehtävistä ja työsuhteesta myös koulutuksesta eli kelpoisuuden tuovasta tutkinnosta ja täydennyskoulutuksista. Tilapäisistä työtekijöistä tallennetaan vain summatasoisia tietoja.
Toimi näin
- Rekisteröidy Vardaa varten osoitteessa
virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi.
- Huolehdi tarvittavista käyttöoikeuksista.
- Tallenna tiedot Vardaan. Tämän voi tehdä käyttöliittymän kautta osoitteessa
virkailija.opintopolku.fi/varda.
Lisätietoja Vardasta:
oph.fi/Varda
