− Keskeytykset ovat haitallisia silloin, kun ajatus katkeaa täydellistä keskittymistä vaativassa vaiheessaan, sanoo Tiina Kalliomäki-Levanto. Kuva: Veikko Somerpuro
Olet uppoutunut kirjoittamaan raporttia, kun kollega huikkaa ja pyytää neuvoa. Hoidat asian ja palaat työsi ääreen. Kohta puhelin soi ja pomo kysäisee sinulta jotakin. Puhelun jälkeen takaisin kirjoitusvauhtiin pääseminen on turkasen hidasta. Mielessä pyörii jo seuraavakin työtehtävä.
Töistä lähtiessäsi olet turhautunut: mihin aika oikein kului, kun raporttiakaan ei saanut valmiiksi? Miten vähentää työpäivän katkonaisuutta? Aika kului tehtävästä toiseen harppomiseen. Keskeytykset ja niistä palautuminen ovat arkipäivää, ja katkosten on arvioitu haukkaavan työajasta jopa neljäsosan.
Työn katkeamisella on muitakin huonoja vaikutuksia kuin tehokkuuden alentuminen. Se lisää kiireen tuntua, mikä tutkitusti tuottaa stressiä ja kasvattaa työtapaturmien riskiä. Keskeneräisyyden tunne lisää myös työuupumuksen vaaraa, sillä moni siirtää töitään vapaa-ajalleen ehtiäkseen täyttää tavoitteensa. Keskeytyksiä ei voi saada kokonaan pois.
− Nykymaailmassa töitä tehdään niin monimutkaisissa verkostoissa, TTL:n erikoistutkija Tiina Kalliomäki-Levanto sanoo.
Kun tarkoitus on yhteistyönä ratkaista jokin ongelma, keskeytykset kuuluvat asiaan ja ovat eteenpäin vievä, luova voima.
− Vaikkapa sosiaalityöntekijä saattaa päivänsä aikana olla tekemisissä lukuisten asiakkaitten, kollegoiden, lähiesimiehen ja moniammatillisen asiantuntijaryhmän jäsenten kanssa, Kalliomäki-Levanto listaa.
− Lisäksi hän voi olla yhteyksissä kouluun, päiväkotiin tai poliisiin. On selvää, että keskeytyksiä tulee eteen varsinkin nyt, kun uusin teknologia on tehnyt meistä joka hetki tavoitettavia.
Hyvät keskeytykset ovat luova voima
Kaikki keskeytykset eivät kuitenkaan ole pahasta, tutkija huomauttaa. Kun tarkoitus on yhteistyönä ratkaista jokin ongelma, keskeytykset kuuluvat asiaan ja ovat eteenpäin vievä, luova voima. Haitallisia ne ovat silloin, kun ajatus katkeaa täydellistä keskittymistä vaativassa vaiheessaan.
− Häiriötöntä työskentelyvaihetta varten onkin erittäin suositeltavaa järjestää mahdollisuus hiljaisen huoneen tai vastaavan käyttöön.
TTL:n hankkeessa Kalliomäki-Levanto kollegoineen tutki erään ohjelmistoyrityksen 167 asiantuntijatyöntekijän työn keskeytymistä. Tutkijat seurasivat yrityksen arjen tosiasioita kahdeksan viikon ajan: paljonko kenelläkin oli työtehtäviä ja projekteja, kollega- ja asiakasyhteistyötä, kokouksia, eri tiimejä, tietojärjestelmiä ja niiden ongelmia, ohjeita ja työskentelyosoitteita sekä yksintyöskentelyä.
Tavoitteena oli luoda ennakointimalleja, joilla keskeytyksiä tuottavia yllätyksiä saataisiin vähennettyä tuottamalla tietoa tulevasta viikosta.
Haitallisia ne ovat silloin, kun ajatus katkeaa täydellistä keskittymistä vaativassa vaiheessaan.
− Tulevan viikon tapahtumien lisäksi halusimme tehdä näkyväksi myös todellisen työn määrää, mitä pelkkä työtehtävien määrä ei paljasta. Toki tässäkin tutkimuksessa stressiä oli enemmän niillä, joilla työtehtäviä oli paljon.
Kohtuullisesti tehtäviä omaavista työntekijöistä paljastui kuitenkin pieni ryhmä, jolla oli kaikkein pahin olo: kaksinkertaisesti stressiä ja kolminkertaisesti huonoa palautumista keskiarvoon nähden. Nämä ihmiset tekivät paljon töitä yksin ja heillä oli vähän yhteistyötä kollegoiden kanssa. Vain työtehtävien perusteella heitä ei olisi löydetty oireilevaksi ryhmäksi.
− Tämä ryhmä joutui kohtaamaan usein keskeytyksiä, jolloin keskittyminen omaan työsuoritukseen katkeili usein ja he joutuivat ottamaan huomioon toisten työn tavoitteisiin liittyviä tehtäviä.
Tarkkojen ennakointimallien räätälöiminen omalle työpaikalle on varmasti ajankäytöllisesti mahdotonta tänä päivänä. Keskeytysten välttämiseksi voi silti kehittää keinoja aivan maalaisjärjellä.
− Kun lähetät sähköpostia, lähetä se vain niille, jotka sen tarvitsevat. Tai voitaisiinko varata vaikkapa 15 minuuttia tiettynä ajankohtana iltapäivästä sekalaisten asioiden käsittelyyn? Tällainen rutiini voisi auttaa kaikkia miettimään, tarvitsenko asiaani vastauksen juuri nyt vai ehdinkö odottaa sen käsittelyä ”sekalaisvartiksi”, Kalliomäki-Levanto ideoi.
− Perjantaisin voitaisiin katsoa nopeasti tilanne läpi ja todeta, että ”okei, kaikki on kesken ja tästä jatketaan maanantaina”. Tilanteen sanallistaminen voi auttaa rauhoittamaan viikonloppua palautumiseen.
Käytä tuttuja sijaisia
Hyvä esimiestyö ja työn organisointi ovat sujuvan työnteon lähtökohta. Esimiehen täytyy aina tietää, mitä kukakin tekee ja missä. Lisäksi tarvitaan nopeaa tilannetajua ja kykyä uudelleenorganisointiin yllätyksen tapahduttua.
Vaihtuva henkilöstö lisää työn keskeytymistä.
Vaikkapa päiväkodissa päiväsuunnitelma ja ‑rytmi saattaa mennä uusiksi työntekijän sairastuttua. Sijainen saattaa tarvita perehdyttämistä työpaikan tehtäviin ja viedä siten aikaa muilta.
− Vaihtuva henkilöstö lisää työn keskeytymistä. Siksi vaikkapa päiväkodissa on hyvä hyödyntää tuttujen sijaisten verkostoa. Vanha tuttu tuntee jo talon tavat ja lapset eikä hänen tarvitse usein kysyä neuvoja. Myös kantaväki tietää, mitä juuri tämä sijainen osaa.
Moniammatillisissa verkostoissa ammattilaiset saattavat yllättää toisiaan eri näkökulmilla asiakkaan tarpeista. Tällaista hämmennystä voi vähentää pyrkimällä hahmottamaan kokonaisuutta asiakkaan kannalta.
− Mitä enemmän tiedät toisten ammattilaisten tehtävistä, tavoitteista ja rooleista, sitä vähemmän heidän näkemyksensä pääsevät sinua yllättämään. Kokonaisuutta kartoittavat palaverit eivät ole turhia, vaan voivat hyvinkin lopulta säästää työaikaa. Niissä kannattaa käydä.
