Riina Mattila ja Natalja Ugbah kertovat, että Ahmaa kehitetään tarvittaessa koko ajan työntekijöiltä saatavan palautteen mukaan. Kuva: Jyrki Komulainen
Ensitapaaminen lastensuojelun asiakkaan kanssa järjestyy Espoossa jo viikon kuluessa yhteydenotosta. Team Ahma palkittiin Talentian Hyvä käytäntö ‑palkinnolla maaliskuun sosiaalialan asiantuntijapäivillä.
Espoon keskuksen lastensuojelun johtavat sosiaalityöntekijät Natalja Ugbah ja Riina Mattila ovat syystäkin ylpeitä: työntekijöiden kehittämä Päivystäjät lähtevät tien päälle heti tarpeen vaatiessa, ja kaikille uusille asiakkaille tarjotaan mahdollisuus ensiarviotapaamiseen seitsemän arkipäivän aikana.
Kaikki tämä on järjestynyt ilman lisäresursseja. Espoon keskuksen lastensuojelussa työskentelee 14 sosiaalityöntekijää ja 11 sosiaaliohjaajaa. Aikaisemmin kukin sosiaalityöntekijä oli päivystysvuorossa yhden päivän kerrallaan. Hän vastasi puhelimeen, käsitteli kaikki tulleet lastensuojeluilmoitukset, teki niiden suhteen jatkopäätökset ja lähti kentälle selvittämään kriisitilanteita.
Team Ahma on muuttanut käsitykset lastensuojelun palvelujen jäykkyydestä ja hitaudesta.
− Tilanne oli kuormittava, koska ei ollut mahdollista selvittää kaikkea yhden työntekijän päivystysvuoron aikana, kertoo Natalja Ugbah.
Päivystäjällä oli välillä jopa neljä takapäivystäjää, eikä tieto kulkenut heidän välillään. Takapäivystäjän piti tarpeen vaatiessa lähteä päivystäjän apuun, ja silloin piti jättää kaikki muut sille päivälle sovitut työt, tapaamiset, koulutukset tai palaverit.
Koska yksi työntekijä ei pystynyt selvittämään kaikkia päivän aikana tehtyjä ilmoituksia, jäivät ei-kiireelliset ilmoitukset odottamaan viikoksi jakotiimin kokousta. Vasta sen jälkeen työntekijä saattoi sopia tapaamisen perheen kanssa. Tähän kaikkeen saattoi kulua kolme viikkoa ilmoituksen tekemisestä.
− Sinä aikana perheen tilanne oli saattanut kriisiytyä ja oli entistä vaikeampi selvittää sitä, Ugbah jatkaa.
Yhteinen kalenteri helpottaa suunnittelua
Lastensuojelun työntekijät halusivat tilanteeseen muutoksen, ja kun Espoon kaupunki järjesti Lean-hankkeen, oli hyvä tilaisuus organisoida lastensuojelun päivystys- ja ensiarviointityöskentely uudelleen.
Lean on hiljalleen sosiaali- ja terveyspalveluihin tullut toiminnan filosofia, työkalu ja kehittämisen menetelmä, jonka ydintä on toiminnan jatkuva parantaminen, työntekijöiden taitojen ja osaamisen arvostaminen. Leanin perusidean voi kiteyttää ”hukka pois” tai ”sälän karsinta” ‑ajatukseen. Työn organisoinnissa löydetään se, mikä asiakkaan näkökulmasta on hukka-aikaa ja yritetään toimia hänen etunsa mukaisesti – toisin sanoen tavoite on tarjota asiakkaalle oikea palvelu, oikeaan aikaan, heti ensimmäisellä kerralla.
− Aloitimme siitä, että työntekijät kokosivat päivystys- ja ensiarviointityönsä suurimmat haasteet ja ehdotuksensa, mitä niille voisi tehdä, Ugbah kertoo.
Leanin perusidean voi kiteyttää ”hukka pois” tai ”sälän karsinta” -ajatukseen.
Sosiaalityöntekijä Outi Timosen ideasta kehiteltiin yhdessä päivystysmalli Team Ahma, joka sai nimensä television lämminhenkisestä huumorisarjasta.
Team Ahma on neljän työntekijän ryhmä, joka päivystää viikon kerrallaan. Ryhmässä on aina kolme sosiaalityöntekijää ja yksi sosiaaliohjaaja, mutta siinä on aina eri ihmiset, mikä Ugbahin mukaan vahvistaa työyhteisön yhteenkuuluvuuden tunnetta. Ahmalla on oma ”pesä”, jossa kaikki vuorossa olevat työskentelevät yhdessä.
Tiimillä on yhteinen sähköinen kalenteri, jota kaikki työntekijät voivat seurata. Sähköinen kalenteri on Riina Mattilan mukaan työsuunnittelun kannalta oivallinen. Jos lastensuojeluun tulee tapaamispyyntö, nähdään kalenterista, milloin tapaamiselle on tilaa.
− Olemme kehittäneet paljon työkaluja ja välineitä, joiden avulla pysymme esimiehinä selvillä, mikä täällä on tilanne. Näemme myös, jos se alkaa ruuhkautua.
Ruuhkatilanteitakin edelleen on. Espoon keskuksen alueelta tulee keskimäärin 30−40 lastensuojeluilmoitusta viikossa, mutta on ollut myös aikoja, jolloin kahtena viikkona peräkkäin on tullut 50 ilmoitusta viikossa.
− Silloin vähän hirvitti, kuinka selviämme, mutta selvitimme senkin työntekijöiden kanssa yhteisellä suunnittelulla, Mattila kertoo.
Aina paikalla
Kriisitilanteessa Ahmasta lähtee kentälle kaksi työntekijää ja kaksi jää toimistolle. Yhteisen kalenterin avulla ahmalaiset tietävät aina, missä kukin on, ja he pystyvät järjestämään työpäivänsä siten, että yksi ahmalainen on aina koko ajan paikalla ja vastaa päivystyspuhelimeen kello 8−15.
− On tärkeää, että kukaan ei poistu paikalta laittamatta taululle tietoa, mihin on poistunut, Mattila painottaa.
Ruuhkiakin on edelleen. Espoon keskuksen alueelta tulee keskimäärin 30−40 lastensuojeluilmoitusta viikossa.
Muut työntekijät saavat rauhassa keskittyä omiin tehtäviinsä ilman takapäivystysvelvollisuuksia. Kriisitilanteessa työntekijä voi pyytää työparikseen ahmalaisen. Jos taas ahmalaiset tarvitsevat lisäapua, tulevat Mattila ja Ugbah tarvittaessa mukaan työpariksi.
Team-Ahma on kaikkien käytössä, joten sinne tulee päivän mittaan myös konsultaatiopyyntöjä. Ahmassa on aina joku, joka vastaa niihin.
Kun lastensuojeluilmoitus on saapunut, ahmalaiset käsittelevät sen, selvittelevät taustat ja sopivat asiakkaan kanssa jatkotoimenpiteistä tai tapaamisesta viikon sisällä. Jotkut perheet on tavattu jopa samana päivänä toimistolla.
− Kun asiakkaalle soitetaan, että ilmoitus on tullut perille, hän ei ehdi turhautua, eikä tilanne ehdi kriisiytyä, Natalja Ugbah lisää.
Ensimmäisessä tapaamisessa arvioidaan, tarvitseeko perhe lastensuojelun vai mahdollisesti jonkun muun tahon palvelua. Asiakkaan ei siis tarvitse olla selvityksessä 2–3 kuukautta, kuten aiemmin, vaan hän saa nopeasti tilanteeseensa neuvoa ja tietoa. Moni perhe onkin tapaamisen jälkeen ohjattu muualle.
Usein asiakkaalle on helpotus jo se, kun hän saa kertoa, mitä on tapahtunut. Riina Mattila muistuttaa, että Espoon keskuksen lastensuojelu on hyvin monikulttuurinen työyhteisö. Yhteisössä puhutaan 11 kieltä, ja asiat saatetaan pystyä selvittämään hyvinkin nopeasti ilman tulkkeja. Myös asiakkaiden turha pelko lastensuojelua kohtaan karisee, kun heidän kanssaan keskustellaan asiasta rauhallisesti, ja he saavat asiallista tukea ja neuvoa tilanteeseensa.
− Usein asiakas ei tiedä mitään lastensuojelusta, vaan pelkää huostaanottoa, jos lapsi on näpistellyt, ja lähtee turhaan hakemaan heti apua lakimieheltä, Mattila lisää.
Joskus asiakkaalle riittää yksi tapaaminen tai ohjaaminen lastenvalvojalle tai perheneuvolaan, mutta seitsemän arkipäivän kuluessa arvioidaan, tehdäänkö hänelle laajempi palvelutarpeen arviointi. Ne ovat Mattilan mukaan Ahma-työskentelyn aikana laskeneet 30 prosenttia.
− Nykyisin jo 40 prosentissa ensiarviotapaamisista niitä ei tarvitse tehdä lainkaan, vaikka lastensuojeluasiakkuuksien määrät ovat olleet samat koko ajan, tai jopa kasvussa, Mattila sanoo.
Työhyvinvointi parantunut
Suurin muutos entiseen työtapaan on se, että samat työntekijät, jotka Ahma-päivystyksessä olivat asiakkaan kanssa ensimmäisessä tapaamisessa, jatkavat hänen kanssaan, kun aikaisemmin asiakas siirtyi päivystäjältä alueen sosiaalityöntekijälle.
− Päivystäjät ovat mukana palvelutarpeen arvioinnissa, ja jos lapsi jatkaa asiakkuudessa, he ovat mukana myös siinä, Natalja Ugbah kertoo.
Hämmästyttävintä on, että Ahma Teamin synnyttäminen ei vaatinut mitään lisäkustannuksia eikä ‑resursseja, vaan pikemminkin päinvastoin: kun perhe saa nyt oikeat palvelut oikeaan aikaan, se laskee muun muassa raskaampien toimenpiteiden aiheuttamia kustannuksia.
Usein asiakkaalle on helpotus jo se, kun hän saa kertoa, mitä on tapahtunut.
− Lisäksi säästämme työajassa, sillä ennen teimme kaikista palvelutarpeenarvioinnin, olipa siihen tarvetta tai ei, Ugbah lisää.
Ahma on suosittu opiskelijoiden perehdyttämispaikka, sillä he pääsevät vierestä seuraamaan, kuinka lastensuojelupäivystys ja ‑prosessi oikeasti toimivat ja millä perusteella muun muassa ratkaistaan, onko jokin ilmoitus kiireellinen vai ei.
Työntekijöiden palautteen mukaan uusi päivystys- ja ensiarviointimalli tukee jaksamista muun muassa siksi, että se antaa muille työrauhan ja varmuuden, että Ahmasta saa aina mukaansa kriisitilanteeseen työparin.
− Kaikki työntekijät ovat myös sitoutuneet Ahmaan hyvin, koska se on heidän itsensä kehittämä, Ugbah sanoo.
Yhteistyökumppanit ja kaupungin johto antavat täyden tukensa Ahmalle. Team Ahma sai toisen palkinnon Espoon kaupungin innovaatiokilpailussa.
Myös asiakkailta Ahma on saanut Natalja Ugbahin mukaan pelkästään kiittävää palautetta:
”Asia otettiin vakavasti ja keskusteluaika järjestyi jo päivän kuluttua.” ”Hienoa, että lastensuojeluprosessi toimii!”.
