Sosiaalihuolto siirtyy asiakastietojen määrämuotoiseen kirjaamiseen
30.9.2016
Määrämuotoinen kirjaaminen helpottaa työtä ja tekee siitä läpinäkyvää. Kirjauksia on myös mukavampi käydä asiakkaan kanssa läpi. Kuva: Jyrki Komulainen
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki toi yleisen kirjaamisvelvoitteen sosiaalihuoltoon. Velvoite koskee ammatillista henkilöstöä ja asiakastyöhön osallistuvaa avustavaa henkilöstöä. Uusi laki vaikuttaa jokaisen sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevän henkilön työhön.
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista on ollut jo voimassa 1.4.2015 alkaen, mutta lain voimaantulo on vaiheistettu. Lakia sovelletaan julkisessa ja yksityisessä sosiaalihuollossa. Lain tarkoituksena on toteuttaa yhdenmukaisia menettelytapoja käsiteltäessä sosiaalihuollon asiakasta koskevia tietoja ja siten edistää sosiaalihuollon tehtävien asianmukaista hoitamista.
Määrämuotoisuus yhtenäistää asiakirjojen nimiä ja tietosisältöjä. Jatkossa kaikilla sosiaalihuollon organisaatioilla on käytössään samannimiset asiakirjat ja asiakirjan väliotsikot. Määrämuotoisuus näkyy sekä asiakirjan rakenteessa että tiedon tallennusmuodossa. Asiakastietojärjestelmän näytöllä on erilaisia kenttiä. Osa kentistä on pakollisia ja osa täytetään tarvittaessa. Vastuu tarpeellisten tietojen kirjaamisesta on aina asiakastyötä kirjaavalla henkilöllä. Määrämuotoisten asiakirjojen otsikoiden alle voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä. Toisaalta osa tiedoista voidaan antaa valitsemalla valikosta asiakkaan tilanteeseen sopiva vaihtoehto.
Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto valmistaa sosiaalihuollon organisaatioita myös siihen muutokseen, jossa siirrrytään Kanta-palveluihin.
Valmennusta kirjaamiseen
Asiakasasiakirjalaki ja määrämuotoinen kirjaaminen tulevat vaikuttamaan jokaisen sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevän henkilön työhön. Tästä syystä valtakunnallisen sosiaalialan tiedonhallinnan Kansa-koulu-hankkeessa valmennetaan sosiaalialan ammattilaisia uuden asiakasasiakirjalain mukaiseen, valtakunnallisesti yhtenäiseen kirjaamiseen.
Hyvin tehty ja yhtenäinen kirjaaminen parantaa asiakkaan oikeusturvaa ja helpottaa samoja asiakkaita auttavien eri ammattilaisten työtä. Kansa-koulu-hanke vastaa koulutustarpeeseen valmentamalla kirjaamisvalmentajia, jotka vievät määrämuotoisen kirjaamisen osaamista omiin organisaatioihinsa.
Espoosta vauhtia
Kirjaamisvalmentajien valmennusta pilotoitiin Espoossa touko- ja kesäkuussa 2016. Valmennukseen osallistui 20 Espoon sosiaalihuollon työntekijää. Osallistujista noin puolet oli esimiehiä ja asiantuntijoita ja puolet asiakastyötä tekeviä sosiaalialan ammattilaisia. Espoon asiakastyön dokumentoinnin koulutuksesta vastaava lastensuojelun asiantuntija Anu Rämö kertoi, että tavoitteena oli saada mukaan kokeneita ja kirjaamisesta kiinnostuneita ammattilaisia kaikilta palvelualueilta.
− Oli hienoa, että myös niin moni esimies lähti mukaan koulutukseen, koska näin asia lähtee elämään ja tulee osaksi esimerkiksi uusien työntekijöiden perehdytystä. Miksi sitten Espoo hakeutui kirjaamisvalmentajien valmennuksen pilotiksi? Siksi, että Espoossa oli jo vuosia mietitty asiakasdokumentoinnin kehittämistä, kertoo Anu Rämö.
− Välillisestä asiakastyöstä iso osa kuluu dokumentointiin, ja tavoitteena oli lisätä suoraa asiakkaan kanssa tehtävää työtä esimerkiksi tekemällä kirjaukset yhdessä asiakkaan kanssa. Halusimme myös parantaa valmiuksiamme liittyä tuleviin sosiaalihuollon Kanta-palveluihin sillä, että vahvistamme määrämuotoista kirjaamista, Rämö kertoi.
Espoon pilottiin osallistuneiden ajatuksia Kirsi Merisalo on jo kertaalleen käynyt läpi vastaavan kirjaamiskäytäntöjen muutoksen ja nähnyt muutosvastarinnan, kun terveydenhuollossa siirryttiin Kanta-arkistoon.
Aidosti voin sanoa, että avoimeen dokumentaatioon tutustuminen on parasta, mitä ammatilliselle kehittymiselleni on tapahtunut.
− Harasin itsekin vastaan ja sanoin, ettei minulla ole aikaa tällaiseen. Asiakkaat ovat numero yksi. Kiukuttelu ja muutosvastarinta menivät kuitenkin hukkaan, sillä työnteko helpottui. Kirjaaminen tuli helpommaksi ja läpinäkyvämmäksi. Kirjauksia oli myös myöhemmin mukavampi käydä läpi asiakkaan kanssa, kertoo Kirsi Merisalo, joka on vammaispalvelujen asiakas- ja potilastietojärjestelmien pääkäyttäjä.
− Siirrymme sosiaalihuollon Kanta-palveluun joka tapauksessa ja sen muutoksen voi tehdä joko hyvin tai huonosti. Kansa-koulun valmennusten avulla on mahdollisuus tehdä se hyvin.
Aikuissosiaalityön johtavan sosiaalityöntekijän Jaana Tolvasen mielestä yhtenäisen kirjaamistavan avulla on helpompi hahmottaa, mikä on oleellinen tieto sosiaalityössä ja mitkä asiat on hyvä näkyä kirjauksissa.
− Näin proosan ja ranskalaisten viivojen välimaasto tulee läpinäkyvämmäksi ja lähemmäksi toisiaan. Kirjauksista tulee vertailukelpoisia ja voidaan parantaa työn laatua sekä oppia omista ja toisten kirjauksista. Myös asiak kaan ja työntekijän oikeusturva paranee, kun asiakashistorian tiedot ovat entistä helpommin saatavilla.
− Aidosti voin sanoa, että avoimeen dokumentaatioon tutustuminen on parasta, mitä ammatilliselle kehittymiselleni on tapahtunut. Työstäni on tullut sisällöllisesti laadukkaampaa. Toivon, että tulevana valmentajana voin viedä tätä ajattelutapaa eteenpäin muillekin, kertoo Jaana Tolvanen.
Kirjaamisvalmennusta kaikkialle
Suomeen Kirjaamisvalmentajien valmennukset ovat jatkuneet syyskuussa 2016. Syksyn 2016 ja kevään 2017 aikana valmentajavalmennuksia järjestetään yhteensä 19 paikkakunnalla. Kirjaamisvalmentajien valmennus on jaettu kahteen vaiheeseen. Ensimmäisen vaiheen valmennukset on suunnattu sosiaalitoimistojen ja lapsiperheiden palvelujen työntekijöille.
Ilmoittautuneita on tällä hetkellä noin 650. Kirjaamisvalmentajien toisen vaiheen valmennukset alkavat viimeistään syksyllä 2017, ja ne on suunnattu hoivapainotteisten toimintayksiköiden ja päihdehuollon henkilöstölle.
Ilmoittautumisesta tiedotetaan Kansa-koulu-hankkeen verkkosivuilla ja hankkeen tiedotteella keväällä 2017. Ruotsinkieliselle sosiaalihuollon ammattihenkilöstölle järjestetään oma kirjaamisvalmentajien valmennus syksyllä 2017. Kirjaamisvalmentajat tulevat kouluttamaan oman organisaationsa sosiaalihuollon henkilöstöä määrämuotoiseen kirjaamiseen Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattoreiden tukemina.
Kirjaamisvalmentajista muodostuu alueellinen tukiverkosto, joka käsittelee kirjaamisen käytännöissä ilmenneitä kysymyksiä ja kehittää kirjaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenäisellä tavalla.
Maarit Hiltunen-Toura, Hanna Lohijoki
Anna Väinälä ja Riitta Ropo
Kansa-koulu-hanke
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain mukaisesti asiakastiedot kirjataan määrämuotoisina asiakasasiakirjoina.
Määrämuotoinen kirjaaminen tarkoittaa asiakastiedon tallentamista yhtenäisesti ennalta päätetyssä muodossa.
Kirjaamisvalmennus
Kirjaamisvalmennuksen tarkoituksena on yhdenmukaistaa sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjä ja parantaa asiakastiedon hyödynnettävyyttä.
Kansa-koulu-hankkeen tarkoituksena on tukea sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanoa siten, että yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa on valmiudet siirtyä määrämuotoiseen kirjaamiseen.
Lain vaatimusten täyttäminen edellyttää mittavaa uusien kirjaamiskäytäntöjen kouluttamista sosiaalihuollon ammattilaisille. Asiakasasiakirjalaki antaa Terveyden- ja hyvinvoinnin laitokselle (THL) oikeuden määrätä asiakasasiakirjojen tarkemmasta sisällöstä.
Kansa-koulu-hanke vastaa koulutustarpeeseen valmentamalla kirjaamisvalmentajia, jotka vievät määrämuotoisen kirjaamisen osaamista omiin organisaatioihinsa. Kirjaamisvalmentajien valmennus alkoi Espoosta toukokuussa 2016.
