Määrämuotoiset sosiaalihuollon asiakirjarakenteet tukevat määrämuotoista asiakastyön kirjaamista ja työn näkyväksi tekemistä.
Sosiaalihuollossa on vuosia tehty töitä määrämuotoisen kirjaamisen kehittämiseksi ja asiakirjojen rakenteisen tallentamisen edistämiseksi. Työ jatkuu, mutta yhtenä haasteena on nyt kirjaamiskoulutusten rahoitus.
Vuosina 2005–2011 toiminut Sosiaalialan tietoteknologian kehittämishanke (Tikesos) loi perustan ja suuntaviivat sosiaalihuollon tiedonhallinnan uudistukselle. Työtä on jatkettu Kansa-hankkeessa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) johtamana.
Kansa-hankkeessa on tehty asiakastietojen ja niiden käsittelyn yhdenmukaistamista sekä kehitetty Kanta-palveluja sosiaalihuollon tarpeisiin.
Tikesos-hankkeessa määriteltiin eri sosiaalipalvelujen asiakasdokumentaatiossa tarvittavia tietosisältöjä ja ‑kokonaisuuksia. Hankkeessa tehdyn pohjatyön jälkeen THL on määritellyt eri palvelutehtävissä ja sosiaalipalveluissa tarvittavat asiakastiedot ja niiden kirjaamista tukevat tietosisällöt ja ‑rakenteet sekä palveluprosessit. Nämä ottavat huomioon olemassa olevan lainsäädännön vaatimukset asiakastyön kirjaamisessa ja muussa käsittelyssä.
Lisäksi määrittelyssä on huomioitu valtakunnalliset tilasto- ja rekisteritiedonkeruu sekä uudistuva sosiaalihuollon rekisteri.
Merkittävänä tekijänä sosiaalihuollon tiedonhallinnan reformissa on ollut laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista. Siinä säädetään yhdenmukaisista menettelytavoista asiakastietojen käsittelyssä sekä vahvistetaan THL:n viranomaisen rooli antaa määräyksiä asiakirjoihin kirjattavista tiedoista, tietorakenteista, palvelutehtävistä ja käyttöoikeuden perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin.
Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävistä annettiin 2016 ja määräys käyttöoikeuksien perusteista 2017. Nämä määräykset on otettava käyttöön, kun organisaatio liittyy valtakunnalliseen sosiaalihuollon arkistoon, kuitenkin viimeistään uudistuvassa laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä määritellyissä aikatauluissa.
Yhtenäisen kirjaamisen monet hyödyt
Yhtenäiset sosiaalihuollon asiakirjarakenteet tukevat määrämuotoista asiakastyön kirjaamista ja työn näkyväksi tekemistä. Yhdenmukaisuuden avulla saadaan lisäksi vertailukelpoista tietoa sosiaalihuollon asiakkuuksia ja palveluita koskevista tietotarpeista toissijaiseen käyttöön. Laki tästä tuli voimaan huhtikuussa 2019.
Toissijaisella käytöllä tarkoitetaan sitä, että sosiaalihuollon toiminnassa syntyneitä asiakas- ja rekisteritietoja voidaan käyttää muussakin kuin ensisijaisessa käyttötarkoituksessa, jonka vuoksi ne on alun perin tallennettu.
Noin kolme neljäsosaa sosiaalipalvelujen henkilöstöstä ei vielä ole saanut kirjaamisvalmennusta.
Jatkossa sosiaalihuollon asiakastietoja voidaan hyödyntää myös tilastointiin, tutkimukseen ja palveluiden arviointiin sekä asiakastyön kehittämiseen.
Työntekijöiden kirjaamiskäytänteet ja kirjaamisen laatu ovat siis merkittävässä roolissa tietopohjan kehittämisessä ja sen moniulotteisessa hyödyntämisessä.
Rahoitus kuntoon
Sosiaalialan osaamiskeskusten Kansa-koulu-hankkeella on ollut iso rooli määrämuotoisen kirjaamisen tukemisessa ja yhtenäisten kirjaamiskäytäntöjen edistämisessä sosiaalihuollossa eri puolilla Suomea. Siksi sosiaalialan osaamiskeskusten huoli kirjaamisvalmennuksen ja Kansa koulu ‑hankkeen jatkumisesta on aiheellinen. Noin kolme neljäsosaa julkisten ja yksityisten sosiaalipalvelujen henkilöstöstä ei vielä ole saanut kirjaamisvalmennusta, eikä rahoitusta kirjaamisvalmennuksen jatkumiseen ole tällä hetkellä näköpiirissä.
Kirjaamisvalmennuksen välttämättömyyteen kiinnitettiin huomiota myös sosiaalityön tulevaisuusselvityksessä, jossa edellytetään rahoitusta sosiaalialan osaamiskeskuksille kirjaamisvalmennuksen turvaamiseksi.
Yhtenäinen kirjaaminen on tarpeen, jotta teknisistä ratkaisuista, kuten Kanta-palveluista, saadaan suunnitellut hyödyt irti. Jatkossa sosiaalihuollon dokumentointi tehdään KELA:n ylläpitämään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, joka on osa Kanta-palvelujen kokonaisuutta.
Kohta pakollista
Kantaan liittymisen vapaaehtoisuus julkisilta ja yksityisiltä sosiaalihuollon toimijoilta poistuu muutaman vuoden kuluessa.
Kantaan liittymisen vaiheistuksesta ja aikataulusta säädetään uudessa asiakastietolaissa (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä), jota parhaillaan valmistellaan STM:ssä.
Asiakastietolain ja Kanta-palveluihin liittymisen myötä asiakastiedot muodostavat asiakasrekisterin ja ilmoitusrekisterin usean eri rekisterin sijaan, mikä mahdollistaa tietojen paremman saatavuuden toimialan sisällä (Kanta-palvelujen käyttöönoton aikataulut 2017).
Yhtenäinen ja määrämuotoinen kirjaaminen edellyttää THL:n määrittämien asiakirjarakenteiden käyttöönottoa. Asiakasasiakirjarakenteet löytyvät THL:n ylläpitämästä Sosmeta-palvelusta.
THL tulee antamaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjalakiin perustuvat määräykset asiakasasiakirjarakenteista vuonna 2021, mutta sitä ennen järjestetään vielä kuulemiskierroksia. Tarkemmat tiedot kuulemisista löytyvät THL:n sivuilta Sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden kuulemiset 2019–2020.
– Sosiaalihuollon määrämuotoinen kirjaaminen ja Kantaan liittyminen tulevat pakollisiksi. – Sosiaalialan osaamiskeskusten kirjaamisvalmennus on turvattava. – Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteista järjestetään kuulemisia 2019–2020. Kuulemiskierros on alkanut palvelutehtäville yhteisistä asiakasasiakirjojen kuulemisista ja jatkuu palvelutehtäväkohtaisten asiakasasiakirjojen kuulemisilla. – Kuulemisten jälkeen THL antaa määräyksen sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteista vuonna 2021.
Miina Arajärvi erikoissuunnittelija, THL
Minna Strömberg-Jakka STM:n sosiaalityön tulevaisuus ‑selvityshenkilöryhmän jäsen
