Suomessa kaikki sosiaalihuollon asiakastiedot tullaan tallentamaan keskitettyyn Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Kanta-palveluihin.
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote liittyy toukokuussa Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ensimmäisten toimijoiden joukossa Suomessa.
Suomessa kaikki sosiaalihuollon asiakastiedot tullaan tallentamaan keskitettyyn Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Kanta-palveluihin. SosKanta-hanke on Eksoten hallinnoima ja THL:n rahoittama hanke, jonka yhteistyökumppaneina toimivat THL:n lisäksi Kela ja Tieto Oyj. Hanke alkoi syksyllä 2016 ja päättyy kuluvan vuoden lopussa.
– Tekniset valmistelut ovat hyvin pitkällä, toteaa SosKanta-projektipäällikkönä toimiva Eksoten IT-palvelupäällikkö Minna Kälviä.
Eksote pilotoi asiakastiedon arkiston ensimmäisen vaiheen liittymisen. Tällä viitoitetaan tietä muiden organisaatioiden Kanta-integraatiolle. Hankkeessa tuotetaan materiaalia ja ohjeita Sosiaalihuollon asiakastiedon sähköisen arkiston käyttöönottoon myös muille organisaatioille.
Sosiaalihuollossa syntyy paljon asiakirjoja, joiden arkistoiminen ei ole mutkatonta.
Eksote testaa liittymisen ja aloittaa arkiston tuotantokäytön. Ennen liittymistä on toteutettu asiakastietojärjestelmään kaikki tietojen tallentamista ja hakemista varten vaadittavat toiminnallisuudet.
Liittymisen jälkeen asiakastiedot ovat aluksi vain rekisterinpitäjän, Eksoten omassa käytössä. Myöhemmissä vaiheissa palvelua kehitetään siten, että sosiaalihuollon asiakastiedot ovat tarvittaessa myös muiden organisaatioiden käytettävissä. Lopulta asiakas pääsee itse näkemään hänestä laaditut sosiaalihuollon asiakirjat Omakannan kautta.
Kanta-palveluihin liittymisvelvoitteesta tullaan säätämään asiakastietolaissa. Vaiheen toteutus edellyttää muutoksia lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä.
Kirjaaminen uudistuu
Minna Kälviän mielestä muutokselle on tarve olemassa. Sosiaalihuollossa syntyy valtava määrä paperia, jonka arkistoiminen ja hyödyntäminen ei ole mutkatonta. Etelä-Karjalan maakunnallisessa toimintamallissa välimatkat luovat käytännön työlle omat vaatimukset.
Sähköinen Kanta-arkisto ratkaisee myös pysyvän arkistoinnin ongelman. Yhteiseen arkistoon tallennetut, yhä määrämuotoisemmin tuotetut tiedot ovat käyttöoikeuksien mukaisesti kenen tahansa sosiaalialan ammattilaisen haettavissa ja ymmärrettävissä.
– Tiedot ovat ajantasaisia ja käytettävissä siellä, missä niitä asiakkaan palvelemiseen juuri sillä hetkellä tarvitaan. Toki muutos vaatii toteutuakseen muutaman vuoden, Kälviä sanoo.
SosKanta-hanke tukee THL:n sosiaalihuollon valtakunnallisen tietojärjestelmäpalveluiden ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanketta, Kansa-hanketta. Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotolla on valmistettu sosiaalihuollon organisaatioita Kanta-palveluihin siirtymiseen.
Kanta-liittymisessä konkretisoituu monien vuosien valtakunnallinen muutostyö. THL on saanut valmiiksi suuren määrän kirjaamista tukevia ja ohjaavia kansallisia asiakirjarakenteita, luokituksia ja prosesseja. Muutostyö aloitettiin Tikesos-hankkeessa (2005–2011), minkä aikana kehitettiin sosiaalihuollon asiakastiedon käsittelyssä tarvittavaa teknologiaa ja asiakastiedon sisältöjä. THL jatkaa tätä työtä sekä tukee organisaatioita käyttöönotoissa.
Muutostyöhön on vaikuttanut myös lainsäädäntö. Kolme vuotta voimassa ollut asiakasasiakirjalaki on yhdenmukaistanut menettelytapoja käsiteltäessä sosiaalihuollon asiakasta koskevia tietoja.
– Huomioon tulee ottaa myös uusi sosiaalihuoltolaki ja tuore laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä, Kälviä muistuttaa.
Eksote on tehnyt yhteistyökumppaniensa kanssa tiivistä ja huolellista yhteistyötä. Kälviä kertoo toimijoiden hioneen yksistään hankesuunnitelmaa puolen vuoden ajan. Siitä tulee olemaan paljon apua muissakin organisaatioissa toteutettaville liittymisille, koska suunnitelman avulla haettiin muun muassa toimintaa kuvaava yhteinen sanasto.
– Olemme selvittäneet sitäkin, onko sosiaalihuollon tarpeen tehdä aina kaikkea uusiksi vai voimmeko osittain mennä mukaan terveydenhuollon laatimiin sopimuksiin.
Esimiehet haasteen edessä
Kanta-liittymisessä ei ole kyse pelkästä tekniikasta, vaan paljon merkittävämpi asia on organisaation sisällä tapahtuva iso toiminnallinen muutos. Kälviä toteaa esimiesten ja tiimivastaavien joutuvan nyt tilanteeseen, jossa heiltä odotetaan muutakin kuin lain sisällön tulkintaa asiakkaalle myönnettävää palvelua ratkaistaessa.
– He joutuvat ottamaan kantaa prosessikysymyksiin ja ammattioikeuksiin tarkemmin kuin ennen. Se vaatii heiltä uudenlaista oppimista ja rohkeutta heittäytyä työntekijöiden kanssa keskustelemaan siitä, mitä tämä kansallinen prosessi tai palvelutehtäväluokitus vaatii meiltä.
Kanta-liittymisessä ei ole kyse vain tekniikasta, vaan isosta toiminnallisesta muutoksesta.
Kälviä on ollut tietohallinnon edustajana mukana Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socomin hallinnoimassa Kansa-koulu-hankkeessa.
– Hankkeessa on koulutettu meille kirjaamisvalmentajia, jotka ovat olleet mukana asiakastietojärjestelmän kehittämisessä ja viime syksynä tapahtuneessa testauksessa.
Kanta-liittymisen muutoksia ajetaan sisään tarkoitusta varten perustetuilla palvelutehtävä- ja sosiaalipalvelukohtaisillla asiantuntijatyöryhmillä. Ryhmiä on perustettu muun muassa lapsiperheiden palveluihin, työikäisten palveluihin ja lastensuojeluun.
– Ryhmissä on mukana esimiesten lisäksi kirjaamisvalmentajia ja käytännön työntekijöitä, kertoo kehittäjäsosiaalityöntekijä Jaana Taina.
Taina toimii puolet työajastaan Eksoten SosKanta-hankkeessa ja toisen puolikkaan Socomin Kansa-koulu II ‑hankkeessa aluekoordinaattorina. Työryhmät ovat pyrkineet tunnistamaan asiakastiedon muodostumisen nykytilan organisaatiossa. Käytössä olleita asiakirjoja on verrattu kansallisesti määriteltyihin asiakasasiakirjoihin ja pantu merkille muutostarpeita nykyiseen dokumentointiin.
Käyttöoikeudet sanelevat työnjakoa
Kehittäjäsosiaalityöntekijä Kaisa Pesosen rooli SosKanta-hankkeessa on liittynyt teknisiin ja rakenteellisiin asioihin. Kentältä saadussa palautteessa on noussut esiin, että sähköinen asiakastietojärjestelmä vaikuttaa yllättävästi myös työnjakoon. Se johtuu THL:n eri tehtäviin määrittelemistä käyttöoikeuksista.
Työntekijän kirjaamisvelvoite antaa mahdollisuuden palata asiakirjateksteihin ja seurata asiakkaan elämässä tapahtuvaa muutosta.
– Työntekijän saadessa järjestelmästä näkyviin rajatun määrän tietoa, tuolla näkyvyydellä on merkitystä myös hänen mahdollisuuksiinsa suorittaa joitakin työtehtäviä, Pesonen selittää.
Palvelutarpeen arviointia tekevät työntekijät vastaavat asiakastyön kokonaisprosessista, minkä vuoksi heillä on hyvin laajat käyttöoikeudet. He näkevät kaikki sosiaalihuollon asiakastiedot lukuun ottamatta perheasioiden sovittelua. Jotakin tiettyä sosiaalipalvelua toteuttavien työntekijöiden käyttöoikeudet ovat taas rajatummat.
– Esimiesten on kyettävä hahmottamaan valtavan laaja kokonaisuus kyetäkseen päättämään, millä tavalla prosessit organisaatiossa ratkaistaan. Kuka tekee mitäkin?
Asiakkaan näkökulmasta tapahtuva muutos vaikuttaa eniten hänen kokemukseensa osallisuudesta oman asiansa hoitamisessa. Työntekijälle asetettu kirjaamisvelvoite tekee mahdolliseksi palata myöhemmin asiakirjateksteihin ja seurata asiakkaan elämässä tapahtuvaa muutosta. Kun Omakanta saadaan käyttöön, myös asiakas näkee itsestään kirjoitetut tekstit.
– Se tuo työhön avoimuutta. Läpinäkyvyys vähentää sosiaalityön mystisyyttä ja asiakkaiden tuntemaa huolta siitä, mitä hänen elämästään asiakirjoihin tallennetaan.
Pesonen on kouluttaessaan huomannut sosiaalityöntekijöiden suhtautuvan tietojen hakemiseen järjestelmästä varovaisesti. He pelkäävät sormenjälkiensä jäämistä lokitietoihin. Pesonen kehottaa käyttämään ammatillista harkintaa.
– Jos tilanne vaatii, on rohkeasti mentävä hakemaan tietoja. Ammattilaisella on kuitenkin oltava aina perustelut sille, miksi tietoja on ollut tarve katsoa.
SosKanta-hankkeessa pyritään ratkaisemaan kiperää kysymystä siitä, mitä tulee tapahtumaan jo kertyneelle arkistomateriaalille. Kanta-palveluihin viedyt sähköiset asiakastiedot ovat ikuisesti säilytettäviä, mutta miten hallita papereita, kuinka kauan niitä tulee säilyttää ja kuka niitä käsittelee?
– Eksotessa tavoitteena on saattaa kaikki tieto sähköiseen muotoon, minkä vuoksi asiakirjoja on joissakin palveluissa skannattu jo pitkään, sanoo Pesonen.
