Hyvinvointialueet tekevät työtä sen eteen, että palkat tulevat oikein, mutta ihan ilman virheitä tammikuusta ei selvitä, ne arvioivat.
Tuleeko palkka ajallaan ja oikein, kun hyvinvointialueet aloittavat tammikuussa? Sitä miettii moni sosiaalialan ammattilainen.
Helsinki otti käyttöön huhtikuussa uuden palkanmaksujärjestelmän. Sitä seurasi kuukausien kaaos, kun työntekijöitä jäi ilman palkkaa ja osa sai palkan osittain. Ongelmat jatkuvat edelleen.
Tammikuussa aloittaa toimintansa 21 hyvinvointialuetta ja Helsinki, joka järjestää omat palvelunsa yksin. Muutoksessa 175 000 kuntien ja kuntayhtymien työntekijää saa uuden työnantajan ja palkan maksajan.
Helsingin ongelmat ovat saaneet monet sosiaalialan ammattilaiset huolestumaan siitä, miten palkanmaksu sujuu ensi vuonna. Talentian puheenjohtaja Jenni Karsio vaatii, että palkanmaksu on välittömästi kunnossa, kun hyvinvointialueet aloittavat.
– Se on ihan äärimmäisen oleellinen asia, hän sanoo.
Karsio korostaa, että palkkojen maksaminen tehdystä työstä on työantajan keskeinen velvoite. Sen onnistumista ei saa jättää hyvän tahdon varaan.
– Mahdolliset ongelmat pitää pystyä ennakoimaan. Tarvitaan varautumissuunnitelma, jotta tiedetään vaihtoehtoiset tavat maksaa palkat, jos järjestelmä ei toimi oikein. Suunnitelmassa pitää varautua lisäresurssien tarpeeseen palkkahallinnossa ja ict-tuessa.
Etukäteen pitää rakentaa myös vaihtoehtoinen maksujärjestelmä, jolla voidaan tarvittaessa maksaa vähintään ennakkomaksuja ja suorituksia.
Ict-järjestelmät riskialttiimpia
Sosiaali- ja terveysministeriö kokoaa tilannekuvaa hyvinvointialueiden valmistelutyöstä ja arvioi muutoksen riskejä eri alueilla.
Ongelmat pitää pystyä ennakoimaan.
Sen tuoreen katsauksen mukaan suurimmat riskit liittyvät ict-järjestelmien käyttöönottoon. Niissä mahdolliset ongelmat olisivat vakavimpia ja pitkäkestoisimpia. Palkanmaksu kuuluu korkeimman riskin luokkaan.
– Meidän arviomme on, että vuoden vaihteessa tulee häiriöitä. Oleellista on, miten häiriöt saadaan rajattua niin, että ne kohdistuvat vain yksittäisiin henkilöihin ja rajautuvat ajallisesti minimiin. Niin ei tule pitkäaikaista häiriötä kuten Helsingissä, sanoo muutosjohtaja Ville-Veikko Ahonen valtionvarainministeriöstä.
Ahonen johtaa sote-uudistuksen hallinnon, talouden ja tukipalveluiden valmisteluryhmää. Helsingin palkkakaaos oli hyvä herätys hyvinvointialueiden valmistelijoille, hän kuvaa.
– Se on kirittänyt valmistelua hyvin.
Valtava hallinon muutos
Ongelmat alkoivat Helsingissä, kun se siirsi palkanmaksun Sarastia 365 HR ‑ohjelmaan. Kaupunki vastaa palkanlaskennasta.
Vain Länsi-Uusimaa ottaa käyttöön saman palkanmaksuohjelman kuin Helsinki. Kahdeksan hyvinvointialuetta ostaa palkkahallinnon palveluja Sarastialta jossakin muodossa. Sarastia on 300 kunnan omistama yhtiö.
Ylipäänsä kunta-alalle sopivia palkanmaksuohjelmia on vähän: Sarastian lisäksi CGI:n Populus ja Prima sekä Visman Personec F.
Ville-Veikko Ahonen sanoo, että ei ole oleellista, minkä järjestelmän kukin hyvinvointialue hankkii. Kyse on suuremmasta kuviosta, jossa tehdään valtava hallinnon muutos ja tiedonsiirto-operaatio kunnilta hyvinvointialueille. Suurimmat riskit liittyvät niihin.
Työntekijöiden tietojen siirtämistä kunnilta hyvinvointialueille kutsutaan konversioksi.
– Onnistuminen on kiinni suuresti siitä, että kunnat ja kuntayhtymät pystyvät toimittamaan tiedot henkilöstöstään hyvinvointialueen tietojärjestelmiin oikea-aikaisesti ja oikeassa muodossa. Lisäksi tarvitaan päteviä palkanlaskijoita, jotka osaavat laskea palkat oikein uudessa järjestelmässä.
Kunta-alalla on useita erilaisia työ- ja virkaehtosopimuksia, hän huomauttaa.
– Siksi palkanlaskennalta vaaditaan todella paljon ammattitaitoa ja osaamista.
Toinen kriittinen vaihe on uusien työntekijöiden tietojen syöttö järjestelmiin, kun hyvinvointialue on aloittanut toimintansa, Ahonen sanoo.
– Suurimmat haasteet liittyvät tulevaisuudessa sijaisiin ja tuntityöntekijöihin.
Vuodenvaihdetta odotetaan rauhallisin mielin
Hyvinvointialueet ovat pitkällä muutoksen valmisteluissa. Osa on jo tehnyt konversiot. Viimeisetkin pääsevät maaliin näillä näkymin marraskuun aikana. Tietojärjestelmiin on tehty koeajoja, ja tietoja on tarkastettu.
Ahosen mukaan valmistelutyö on sujunut pääosin hyvin. Monet hyvinvointialueet odottavat vuoden vaihdetta rauhallisin mielin.
– Meillä on luottavainen olo, että työntekijät saavat palkkansa tammikuussa. Jos alkaa näyttää siltä, että ongelmia tulee, ehdimme vielä tehdä varasuunnitelmia, sanoo vt. henkilöstöjohtaja Kaija Metsänranta Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelta.
Palkanlaskennalta vaaditaan paljon ammattitaitoa.
Monilla alueilla käyttöön otetaan palkkahallinto-ohjelma, joka on jo tuttu monille kunnille tai kaupungeille. Esimerkiksi Satakuntaan tulee Personec F ‑ohjelma, jota jo käyttää Satasairaala ja Porin kaupunki.
Koulutus ja ohjeistus järjestelmän käyttöön on tärkeää, muistuttaa hyvinvointialuejohtaja Kirsi Varhila Satakunnasta.
– Kun tehdään historian suurinta hallintorakenteen uudistusta, on monia asioita, joista on oltava huolissaan. Palkanmaksun onnistuminen on niistä yksi tärkeimmistä.
Vaikka varautumista ja riskien arviointia tehdään koko ajan, täyttä varmuutta siitä, että palkanmaksu sujuu ongelmitta, ei saada mitenkään, Varhila sanoo.
– Osa ongelmista nähdään ja voidaan korjata etukäteen. Silti yllätyksiä voi tulla.
Plan B:t valmiina
Länsi-Uusimaa ottaa käyttöön saman Sarastian 365 HR ‑ohjelma, jota myös Helsinki käyttää.
Erona Helsinkiin on, että Sarastia hoitaa myös palkanlaskennan. Länsi-Uusimaalla on seurattu Helsingin tapausta tarkasti. On yritetty varmistaa, ettei samoja ongelmia tule, sanoo HR-valmistelujohtaja Kimmo Sarekoski.
– Edellytykset välttyä samanlaisilta massiivisilta virheiltä on olemassa. Järjestelmä on tuttu jo melko isolle osalle siirtyvää henkilöstöä.
Espoo on käyttänyt Sarastian ohjelmaa jo pari vuotta. Se on käytössä myös Kauniaisissa.
Ensimmäinen palkanmaksu on perjantaina 13. tammikuuta, Sarekoski sanoo.
– Odotan, että jonkin verran virhetilanteita tulee, erityisesti palkanlisiin. Niin kävi Helsingissä ja aluksi myös Espoossa. Varaudumme manuaaliseen korjaustyöhön.
Vantaa-Keravalla on kehitetty ongelmien varalta Plan B, sanoo HR-valmistelujohtaja Anne Sivula. Se otetaan käyttöön, jos palkanmaksu takkuaa.
– Siihen sisältyy muun muassa pikapalkan maksaminen, jos palkka ei tule normaalin ohjelman kautta, Sivula kuvaa.
Samanlaista Plan B:tä suunnitellaan myös Kanta-Hämeessä.
– Peruspalkka maksettaisiin silloin suoraan kassasta palkkajärjestelmän ohi. Työaikakorvaukset maksettaisiin myöhemmin, sanoo HR-järjestelmien projektipäällikkö Ulla Palttala.
Esihenkilöille koulutusta
Pohjois-Pohjanmaalla hyvinvointialueeseen kuuluu 30 kuntaa. Se on kuntien määrässä laskien suurin hyvinvointialue.
Hyvinvointialueelle siirtyy kuntien palkkalistoilta 18 500 työntekijää. Juha Jääskeläinen kertoo, että kaikki konversioajot on tehty viikolla 41. Sen jälkeen tietokannasta tehdään tarkastuslistoja, joista päälliköt voivat varmistaa, että omien työntekijöiden tiedot on siirretty oikein.
Vuoden vaihteen lähetessä työntekijät pääsevät tarkastamaan omat tietonsa sähköisestä työpöydästä.
– Todennäköisesti tiedoissa on vielä virheitä. Ne perataan pois mahdollisimman tarkkaan. Muutos kuitenkin on niin suuri, että kaikki ei ehkä mene niin kuin Strömsössä. Teemme kuitenkin kaikkemme, että onnistumme.
Suurimmat riskit liittyvät ict-järjestelmien käyttöönottoon.
Sote-uudistuksessa luodaan kokonaan uutta työnantajaa ja sen henkilöstöprosesseja, Jääskeläinen sanoo. Nykyisin kunnilla on omat tapansa merkitä esimerkiksi vuosilomat ja lisät. Nyt kaikkien pitää omaksua uusi, yhtenäinen järjestelmä.
– Esihenkilöt pitää kouluttaa, jotta he tietävät, miten lisät ja lomat merkitään uuteen järjestelmään.
Uusia tietokantoja pidetään Pohjois-Pohjanmaalla yllä muutoksenhallintamallin avulla. Jos konversion jälkeen työntekijän tiedot muuttuvat, mallin avulla ne päivitetään uuteen järjestelmään.
Yhteistyötä ja avoimuutta tarvitaan
Varsinais-Suomen hyvinvointialue syntyi 27 kunnasta. Sielläkin on tehty paljon töitä, jotta palkanmaksu sujuu hyvin tammikuusta alkaen.
– Luottamus on tässä vaiheessa vahva. Eteen ei ole tullut esteitä, joita emme pysty selvittämään, kuvaa konsernipalvelujohtaja Laura Saurama.
Varsinais-Suomessa suurin haaste on konversion ja vuoden vaihteen välinen, Saurama kertoo. Silloin kaikki muutokset työntekijöiden tietoihin pitää syöttää kaksi kertaa eli sekä kuntien että hyvinvointialueen järjestelmään. Se tuo lisätyötä.
Kuntien palkkahallinnolle on Varsinais-Suomessa järjestetty verkostotapaamisia, tukiklinikoita ja perehdytyksiä.
Muutosjohtaja Ville-Veikko Ahonen valtiovarainministeriöstä toivoo, että kunnat kantavat vastuun palkkahallinnosta hyvin viime hetkeen eli vuoden vaihteeseen asti. Tarvitaan hyvää yhteistyötä ja avoimuutta kuntien ja hyvinvointialueiden kesken, hän sanoo.
– Meillä ei ole varaa kadottaa uudistuksessa yhtään työtekijää. Osaajista on muutenkin pula.
Työntekijöiden siirto on kuntien ja kuntayhtymien vastuulla, hän huomauttaa.
– Ne eivät voi ajatella, että ne vain luovuttavat työntekijät. Niiden täytyy pitää huolta siitä, että kaikki menee hyvin.
Jenni Karsio Talentiasta muistuttaa, että hyvinvointialueisiin siirtyminen sinänsä jo kuormittaa työntekijöitä. Sen päälle ei saa aiheuttaa lisäongelmia sillä, että palkka ei tule.
Stressiä ja unettomuutta
Talentian alueyhdistys Talentia Helsingin elokuussa toteuttaman kyselyn mukaan Helsingin kaupungin palkkasotku on aiheuttanut kuormitusta, stressiä ja epävarmuutta oman talouden suunnittelussa.
Osalla kyselyyn vastanneista ei ole ollut riittävästi rahaa ruokaan, ja he ovat joutuneet hakemaan toimeentulotukea.
– Vastauksista kuvastui väsymystä ja turhautumista kaupunkiin työnantajana, ja kun maineen kerran menettää, sitä on vaikea ansaita takaisin, sanoo Talentia Helsingin puheenjohtaja ja Helsingin kaupungilla työskentelevä sosiaalityöntekijä Anni Pihlaja.
Kyselyyn vastasi 105 Talentia Helsingin jäsentä.
Tarkista aina palkkakuittisi!
1) Tarkista aina saamasi palkkakuitti, ja säilytä työaika‑, ja palkka-asiakirjat.
2) Jos palkka on virheellinen, yksilöi virhe ja ole yhteydessä työnantajaan/luottamusmieheen mahdollisimman pian.
3) Ilmoita ja perustele samalla virheellisestä maksatuksesta aiheutunut vahinko (esimerkiksi myöhästynyt lainanmaksuerä ja siitä aiheutuneet kustannukset).
Jaana Laitinen
