Sonja Alakoski toivoo, että yhä useampi sosiaalialan ammattilainen kiinnostuisi tiedolla johtamisesta. Kuva: Janne-Pekka Manninen
Tiedolla johtamisen asiantuntija Sonja Alakoski sanoo, että sosiaaliala tarvitsee tiedon vallankumouksen.
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue Pohteen tiedolla johtamisen asiantuntija, sosiaalityöntekijä, YTM, Sonja Alakoski aloitti tehtävässään vuoden 2023 alussa. Hän oli muuttanut aikaisemman työtehtävänsä perässä Vaasasta Kempeleeseen muutama vuosi aikaisemmin.
Uuden työn alkaessa hän odotti innokkaasti pääsevänsä analysoimaan ja raportoimaan tietoa sosiaalialasta ja etenkin kaikkein heikompiosaisten ihmisten tilanteesta.
Yllätys oli kuitenkin suuri, kun Alakoski huomasi, että käytössä ei ollut tarvittavia sosiaalihuollon tietoja.
– Olemme todella kaukana siitä, että minulla olisi käytössä kasa dataa möyhittäväksi ja saisin sieltä esille ilmiöitä tai poikkeamia. Haluaisin pystyä tuottamaan tietoa, jotta johtajat voisivat johtaa sillä.
Arkitodellisuuden ja unelmatyön visioiden välillä oli iso ristiriita. Kyse ei ole vain Pohteesta, Alakoski sanoo. Haasteita on useammalla hyvinvointialueella.
Urallaan aiemmin johtavana sosiaalityöntekijänä työskennellyt Alakoski tiesi omasta kokemuksestaan, että oikealla ja ajantasaisella tiedolla esimerkiksi resurssien kohdentaminen helpottuu.
Yhteiskunnallinen vaikuttaminen kiinnosti
Alakoski valmistui sosiaalityöntekijäksi vuonna 2012. Aiemmin hän oli valmistunut sosiaalikasvattajaksi 1990-luvun laman alkuvuosiin ja päätynyt työskentelemään kaupan alalla. Tästä kokemuksesta oli myöhemmin hyötyä, kun Alakoski eteni Punaisen Ristin työllistämishankkeiden päälliköksi Pietarsaaressa ja Vaasassa.
– Työllistämishankkeiden ohjausryhmässä oli silloinen Vaasan kaupungin sosiaalityön esihenkilö, joka houkutteli minut julkiselle sektorille töihin. Hän myös vinkkasi minulle koulutuksen päivittämisestä.
Yhteiskuntatieteiden opiskelu herätti kiinnostuksen yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen.
– Sosiaalialasta käytävään puheeseen vaikuttaminen on osa rakenteellista sosiaalityötä, johon yhä useamman alalla toimivan tulisi rohkaistua.
Vuonna 2014 hän aloitti toimeentulotuen yksikössä johtavana sosiaalityöntekijänä ja yksikön esihenkilönä. Tehtävässä tuli nopeasti esille tiedolla johtamisen arvo.
– Vastuullani oli varmistaa, että lakisääteiset käsittelyajat toteutuivat. Erityisesti uhkasakon uhan alla olisi ollut tärkeää saada luotettavaa ja kattavaa tietoa asiakasvirrasta, jotta työntekijäresurssit olisi voitu ohjata sinne, missä niitä tarvittiin.
Tiedon puute kapeuttaa keskustelua
Hyvinvointialueiden syntyminen toi tiedolla johtamisen aiempaa vahvemmin myös sosiaalityöhön.
Ennen hyvinvointialueita yksittäisten kaupunkien palvelut ovat olleet ”ihmismieleen mahtuvia organisaatioita”, joita on kyetty johtamaan vaillinaisellakin tiedolla, Alakoski sanoo.
– Jos ei ole tiedetty sosiaalipalvelujen asiakasmäärää, on voitu hahmottaa tekemättömän työn määrä. Nyt ei enää hahmotuskyky riitä, kun mittakaava on hyvinvointialueen kokoinen.
Alakoski kertoo olevansa kiitollinen kaikista sosiaalialan tehtävistä mitä on urallaan tehnyt.
– Ilman niistä saatua ymmärrystä, minun olisi vaikea toimia nykyisessä tehtävässäni.
Hyvinvointialueilla on tavoitteena yhdistää sosiaali- ja terveydenhuolto kokonaisuudeksi. Sosiaalihuollon tiedon määrä ja laatu ei ole samalla tasolla kuin perusterveydenhuollon tai erikoissairaanhoidon tieto, toteaa Alakoski
Hyvinvointialueiden päättäjille pystytään tuottamaan raportteja terveydenhuollon käyntimääristä, hoitotakuun toteutumisesta tai jonotilanteista.
Koska sosiaalihuollon yhteisen asiakastietojärjestelmän käyttöönotto on monella hyvinvointialueella kesken, ei luotettavia ja kattavia tietoja ole välttämättä saatavilla.
Tarvitsemme paljon enemmän dataa.
Ennen kaikkea on sopimatta se, mitä ja miten sosiaalihuollon ilmiöitä tai kehityssuuntia tulisi raportoida hyvinvointialueiden päätöksentekijöille, jotta niiden pohjalta voitaisiin tehdä päätöksiä.
Tokisosiaalipalveluista tuotetaan ja jaetaan tietoa jatkuvasti. Lastensuojelun, toimeentulotuen ja asumispalvelujen kansallisilla tilastoilla on pitkät perinteet.
Näitä lukuja poliittiset päättäjät ovat oppineet tunnistamaan ja myös tulkitsemaan.
Näiden tietojen lisäksi sosiaalihuollon tiedolla johtaminen tarvitsee tietoa myös muista palveluista.
Alakoski pohtii, että esimerkiksi lastensuojeluilmoitusten määrän muutos voi kertoa jo itsessään monesta asiasta; ilmoituksen tekemisen kynnys on voinut madaltua, palvelutarve on kasvanut tai perustason palveluihin pääsy on ollut vaikeaa.
– Jo pelkästään lastensuojelun ja kevyempien perustason sosiaalipalvelujen tunnuslukujen keskinäinen vertailu olisi kiinnostavaa, mutta se ei ole mahdollista.
Alakoski näkee, että tiedon puute ja kapea-alaisuus vaikuttavat myös siihen, mistä aiheista keskustellaan ja päätetään.
Tarvitaan enemmän dataa
Alakosken mukaan ei riitä, että puhutaan sosiaalipalveluiden piirissä olevien asiakkaiden määrästä.
– Tarvitsemme paljon enemmän dataa siitä, mitä asiakkaalle tapahtuu: millainen prosessi on, millaisia palveluita siihen kytkeytyy, miten pitkä asiakkuus on ja miksi se on niin pitkä?
Alakoski toteaa, että sosiaalipalveluihin liittyvissä kirjauksissa on vaihtelevasti hyödynnetty rakenteista kirjaamista jo ennen hyvinvointialueiden aloittamista. Hyvinvointialueiden myötä yhtenäisten asiakastietojärjestelmien käyttöönotto ja yhtenäiset kirjaamiskäytänteet osin kangertelevat. Sen vuoksi ehjän ja ajantasaisen sosiaalihuoltoon liittyvän tiedon saaminen on mahdollista vasta tulevaisuudessa.
– Perinteisesti terveydenhuollon kirjaukset ovat lyhyitä. Sosiaalihuollossa on totuttu laajasti asioita kuvailevaan kirjaamiseen.
Alakoski pohtii, että tiedolla johtamisessa on tärkeää tunnistaa rakenteiseen kirjaamiseen liittyvät pakolliset ja vapaaehtoiset tietokentät.
Kansallisesti määritellyt pakolliset tiedot rakentavat tietopohjan, jotka toimivat Alakosken kaltaisten tiedolla johtamisen asiantuntijoiden työkaluina. Pakollisten tietojen kirjaaminen tulee olla yhtenäistä, jotta niistä saatava tieto on luotettavaa.
Avoin keskustelu tärkeää
Alakoskella on selkeä visio kurssin kääntämiseksi. Hän on visiostaan kertoessaan selkeästi päättäväinen. Se ei yllätä, sillä hän kertoo hypänneensä työurallaan usein ”syvään päähän” ratkaisemaan eteen tulleita ongelmia.
Nyt hän kutsuu siihen työhön koko sosiaalialan.
Aivan ensimmäiseksi tulee tunnistaa ja tunnustaa, että sosiaali- ja terveydenhuollon tiedolla johtaminen ei ole yhtenevää: Terveydenhuollossa prosessit ovat usein selkeitä ja ajallisesti tarkkoja. Sosiaalihuollossa aikajänne on merkittävästi pidempi, usein vuosia.
Siksi sosiaalialan sisällä on käytävä avointa keskustelua siitä, millaisilla tiedoilla palvelut ja niissä tehtävä työ tuodaan näkyväksi ja seurattavaksi. Millaisia sosiaalipalveluista kertovia tietoja on tarpeen mukaista raportoida kuukausittain tai kvartaaleittain?
Luvut ovat superkiinnostavia.
Alakoski sanoo tiedostavansa, että vaikuttavat sosiaalityön prosessit ovat usein pitkiä. Silti samanaikaisesti toimintaa pitää pystyä raportoimaan myös yhdessä taloutta seuraavien tunnuslukujen kanssa.
Sosiaalipalveluita määrittelevien lakien lisäksi tiedolla johtamisen asiantuntijan tulee tiedostaa myös järjestämislain ja toisiolain raportointiin liittyvät vaatimukset.
– Meidän sosiaalialan ammattilaisten toimintaympäristö on muuttunut. Sosiaalipalveluita raportoidaan useasti vuoden aikana poliittisen päätöksenteon tueksi, haluamme me sitä tai emme. Siksi olisi tärkeää rakentaa yhteisymmärrystä eri asiantuntijoiden välillä.
Alakoski toivoo, että yhä useampi sosiaalialan ammattilainen kiinnostuisi tiedolla johtamisesta. Hänelle luvut ovat ”superkiinnostavia” ja niiden parissa työskentely kiinnittyy myös vahvasti yhteiskunnalliseen eetokseen.
– Minä en johda, vaan johtajat johtavat. Minun tehtäväni asiantuntijana on asetella tietoa tarjottimella johtajille, jotka tekevät päätökset.
Työn on oltava läpinäkyvää
Tiedollajohtamista tulisi lähestyä myös eettisesti. Tiedolla johtamisen asiantuntijan työn on oltava läpinäkyvää. Valitsemalla näkökulman ja siihen kytkeytyvän tiedon tulee käyttäneeksi myös valtaa.
– Esimerkiksi aineistossa tietyllä aikaikkunalla 0–17-vuotiaiden tilanne voi näyttää hyvältä, mutta 13–17-vuotiaiden tilanne onkin toinen. Tiedolla johtamisen asiantuntijan on kyettävä perustelemaan valintansa vaikka herätettynä keskellä yötä, hän naurahtaa.
Tiedolla johtamisen asiantuntija on hänen mukaansa eri suunnista tulevien paineiden ristitulessa. Asiantuntijan tehtävään ja ammatillisuuden vaateisiin ei ole olemassa selkeitä soveltamisohjeita. Oman työn turvaksi ja tueksi Alakoski kaipaa moniäänistä ja eettistä keskustelua.
– Kun selkeitä ohjeita ei ole, on pohdittava eettisesti kestävin vaihtoehto.
