Talentia-lehden päätoimittaja ja viestintäjohtaja Kaisa Yliruokanen
Avokonttoreiden suunnittelussa ja toteutuksessa on otettava huomioon monipuoliset tarpeet ja työhyvinvointi.
Viime vuosina myös sosiaalialalla on otettu kiihtyviä askelia suljetuista toimistoista avokonttoreihin globaalin, jo 1990-luvulla alkaneen trendin vanavedessä.
Yleensä avokonttoreilla, eli monitoimitilatoimistoilla, tavoitellaan tiimityötä, avointa viestintää ja vuorovaikutusta. Ajan saatossa on kuitenkin huomattu, että on töitä ja työntekijöitä, joita ratkaisu ei palvele. Näin on koettu monin paikoin myös sosiaalialalla.
Monitoimitilatoimistoissa eri työtehtävien suorittamiseen on varattu oma tilansa. Työn sujumisen kannalta siirtyminen tiloista toiseen voi kuitenkin olla raskassoutuista.
Lähes kaikessa sosiaalityössä soitetaan paljon salassa pidettäviä puheluita tapaamisten sopimiseksi ja asioiden selvittämiseksi. Tällöin ravaaminen puhelutilasta työskentelytilaan käy yksistään jo työstä: jos asiakasta ei saada kiinni ja pian hän soittaa takaisin siinä kohtaa, kun istutaan jo puhelun kannalta väärässä paikassa. Silloin on sännättävä puhelutilaan, jolloin puhelu saattaa katketa tai muistiinpanovälineet unohtuvat tai pahimmassa tapauksessa tila on varattu.
Eikä asiakas kärsi vain puheluiden osalta. Jopa tapaamisia voidaan joutua rajoittamaan, mikäli tapaamistilat ovat kortilla.
Avokonttoreissa on löydettävä tasapaino yksityisyyden ja yhteistyön välillä.
Lisäksi keskittyminen toisten rupatellessa saattaa häiriintyä ja tehtävien suorittaminen tehokkaasti ei suju toivotulla tavalla. Osa käyttää apunaan kuulokkeita, mutta toiset tarvitsevat hiljaisuutta.
Puute henkilökohtaisesta tilasta voi myös ahdistaa eikä sitä korvaa edes ikioma kaappi. Erityisesti introverteille ja ujoille tilanne voi olla kuormittava.
Toisaalta on ihmisiä, joille avokonttori sopii, sillä asiat tulevat helpommin hoidetuksi muiden kanssa samassa tilassa ja spontaanit kohtaamiset antavat energiaa.
Vaikka avokonttorien tavoitteet yhteistyön ja vuorovaikutuksen lisäämiseksi ovat perusteltuja, on välttämätöntä löytää tasapaino yksityisyyden ja yhteistyön välillä. Avokonttoreiden suunnittelussa ja toteutuksessa on siis otettava huomioon monipuoliset tarpeet ja työhyvinvointi. Tasapainon löytäminen on avain menestyksekkään ja kestävän työympäristön rakentamiseen.
