Sanelun tai puheentunnistuksen käyttö voi vähentää sosiaalityön kuormittavuutta, kun kirjaukset voi tehdä nopeasti eivätkä ne pääse kasautumaan. Niiden käyttöönotto vaatii kuitenkin aikaa ja perehdytystä.
Sanelu on helpottanut kirjaamista suuresti, sanoo Raision sosiaalikeskuksessa työskentelevä lastensuojelun sosiaalityöntekijä Vesa Kyllästinen.
– Kirjaukset ovat nyt nopeammin asiakastietojärjestelmä Efficassa kuin aikaisemmin, ja sanelun purkajat kirjoittavat aivan kuten olen sanellutkin, Kyllästinen kertoo tyytyväisenä.
Hän on käyttänyt viime toukokuusta alkaen asiakaskertomusten kirjaamiseen Diktamenin sanelupalvelua.
– Saan tehtyä kirjaukset sanelemalla paljon nopeammin kuin kirjoittamalla. Jos ennen käytin yhden asiakaskertomuksen kirjaamiseen keskimäärin 45 minuuttia, nyt se hoituu viidessä minuutissa.
Ennen sanelupalvelun käyttöönottoa Kyllästinen ehti tehdä vain puolet kirjauksista saman päivän aikana. Rästiin jääneet kirjaukset kuormittivat häntä, sillä ne olivat koko ajan mielessä.
– Varasin mahdollisuuksien mukaan perjantait kirjalliseen työhön, mutta aina sekään ei riittänyt. Nyt saan melko hyvin saneltua kaikki asiakaskertomukset saman päivän aikana.
Vähemmän stressiä
Kyllästinen tekee muistiinpanot ranskalaisilla viivoilla ja käyttää kirjaamiseen pääasiassa sanelupalvelun mobiilisovellusta.
– Se on käyttäjäystävällinen. Kotikäynnin jälkeen voin sanella autossa, eikä minun tarvitse mennä kirjaamisen vuoksi enää toimistolle.
Kun teksti palautuu Kyllästiselle sanelun purkajalta, hän käy sen vielä läpi ennen kuin hän tallentaa sen asiakastietojärjestelmään. Pääsääntöisesti hän korjaa kappalejakoja.
– Voisin ohjeistaa purkajalle kappaleet, pisteet ja pilkun paikat. Se on vähän vieras tapa puhua ja vie aikaa, mutta sitäkin tulee varmasti kokeiltua, kun palvelu tulee tutummaksi.
Sanelumahdollisuuden myötä Kyllästisellä on aikaisempaa vähemmän stressiä, koska hän tietää, että tiedot esimerkiksi kiireellisistä sijoituksista ovat järjestelmässä lähes reaaliajassa.
– Sanelu sujuvoittaa asiakastyötä. Minulla on enemmän aikaa tavata asiakkaitani kuin ennen, ja heille on nyt myös helpompi soittaa, kun saan kirjattua puhelun aikaisempaa kätevämmin.
Sosiaalialalla vielä harvinaista
Terveydenhuollossa sanelu on tuttu juttu. Lääkärit ovat käyttäneet sitä jo vuosikymmeniä. Sosiaalialalla sanelun käyttö on ikävän harvinaista, sanoo sosiaali- ja vammaispalveluiden palvelualuepäällikkö Sami Salmivirta Varsinais-Suomen hyvinvointialueelta.
– Kaikki apu- ja tukikeinot on otettava käyttöön, jotta työntekijät pystyvät keskittymään sosiaalityön ytimeen. Kirjaaminen ei sitä varsinaisesti ole, vaikka se onkin tärkeää.
Vuoden vaihteeseen saakka Salmivirta toimi Raision kaupungin perhe- ja sosiaalipalveluiden johtajana. Hänestä sanelu on nykyaikainen ja moderni tapa hoitaa sosiaalialan kirjaamiset.
Salmivirta kertoo miettineensä jo pitkään, miten sosiaalialan ammattilaisten kiireistä arkea voisi helpottaa, ja sanelumahdollisuus vastaa hänestä juuri tähän tarpeeseen.
Raision sosiaalikeskuksen lähes 90 työntekijästä sanelua käyttää aktiivisesti noin 20.
– Pyrin edistämään sanelun käyttöönottoa hyvinvointialueella, Salmivirta sanoo.
Tietoturva kunnossa
Potilas- ja asiakasdokumentointiin sekä sanelunpurkupalveluihin erikoistunut Diktamen on tarjonnut sanelumahdollisuutta sosiaalialan ammattilaisille syksystä 2019.
– Ensin selvitimme, millaisia sosiaalihuollon dokumentit ovat, mitä niihin kirjataan ja minne kirjaukset tehdään, kertoo asiakkuuspäällikkö Antti Leskinen Diktamenilta.
Taustaselvityksen yhteydessä kävi ilmi, että sosiaalihuollossa kirjaukset ovat usein laajoja.
– Dokumentit ovat jopa 30–40 prosenttia pidempiä kuin terveydenhuollon tekstit keskimäärin.
Sanelun aluksi sanelija kertoo, mistä tekstistä on kysymys ja määrittelee kiireellisyysluokan, jotta sanelun purkaja tietää, mihin sanelu pitää purkaa asiakastietojärjestelmässä ja kuinka pian työ on tehtävä.
– Normaali kiireellisyys on asiakkaan tarpeen mukaan yhden tai kahden arkivuorokauden sisällä siitä, kun sanelu on jätetty. Kiireellinen sanelu puretaan kahden tunnin ja erittäin kiireellinen puolen tunnin kuluessa sanelusta.
Tietoturvasta Diktamen huolehtii säännöllisin auditoinnein ja tietoturvahyökkäystestauksin, Leskinen kertoo. Lisäksi tekstinkäsittelijät allekirjoittavat salassapitosopimuksen ja henkilötietojen käsittelysopimuksen.
Työmenetelmien kehittämistä
Raision lisäksi Diktamenin sanelupalvelu on ollut käytössä sosiaalipalveluissa Sallassa ja Sodankylässä. Salla aloitti sen käytön syksyllä 2019, ja Sodankylä kaksi vuotta myöhemmin.
– Kun aloitin johtavana sosiaalityöntekijänä Sallassa, esimieheni ehdotti kirjausten sanelemista. En tarttunut tarjoukseen heti, koska uusi työ vaati perehtymistä, kertoo Anne Kurvinen.
Hän sopi esimiehensä kanssa palaavansa asiaan, ja loppuvuodesta 2019 Kurvinen alkoi tehdä kirjauksensa sanelemalla. Hän ehti käyttää sanelupalvelua Sallassa kaksi ja puoli vuotta.
– Pääasiallisia asiakkaitani olivat sijaishuollossa olevat lapset. Heidän kanssaan työskennellessä saneltavaa tuli todella paljon.
Kurvinen käytti sanelupalvelua älypuhelimella. Hän saneli joko työpäivän alussa tai lopussa aina useamman asiakaskertomuksen peräkkäin.
– Sanelu nopeutti kirjaamista huomattavasti. Minun tuli saneltua asiakaskertomuksiin pieniäkin huomioita, koska se oli niin helppoa ja yksinkertaista.
Vuosi sitten helmikuussa Kurvinen vaihtoi lastenvalvojaksi Kuusamon kaupungille. Siellä sanelumahdollisuutta ei ollut, mutta viime syksynä kaikki lastensuojelun sosiaalityöntekijät ja perhetyöntekijät saivat käyttöönsä Dragon Medical One -puheentunnistuspalvelun.
– Sallassa sanelun purki ihminen. Puheentunnistuspalvelussa taas kone kirjoittaa tekstiä sitä mukaa, kun sanelen.
Kurvisen käyttämässä puheentunnistuspalvelussa valittavana on joko radiologian tai yleislääketieteen sanasto, jonne on viety myös sosiaalialan termistöä.
– Puheentunnistuksen kanssa saa olla tarkkana. Teksti täytyy käydä tarkkaan läpi. Silloin, kun ihminen purki sanelun, virheitä tuli minusta selvästi vähemmän.
Tammikuun alusta alkaen Anne Kurvinen on toiminut aikuisten sosiaali- ja päihdepalveluiden vastuuyksikköpäällikkönä Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella. Uudessa työssään hän tekee vähemmän asiakaskirjauksia kuin aiemmin, mutta toivoo sanelupalvelun käytön yleistyvän.
– Sanelun käyttöönotto sosiaalihuollossa on sosiaalityön sisällön ja työmenetelmien kehittämistä. Sitä ei ole viime vuosina juuri tehty.
Kirjaamisen tapaa ei ole rajattu
Kirjoittamisen ja sanelun ohella sosiaalialan kirjausten tekemiseen on käytetty myös puheentunnistusta, kertoo erityisasiantuntija Kaisa Hujanen Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta (THL).
– Kone tunnistaa puheen ja sitä voi tarvittaessa myös kouluttaa. Jos koneella on jo hallussa sosiaalialan sanasto, kirjaajan ei tarvitse muuta kuin sanella menemään, Hujanen kertoo.
Hän työskentelee THL:n Sosiaalihuollon tieto ja tiedonhallinta -tiimissä. Hujasen mukaan uusille kirjaamisen tavoille ei ole mitään estettä.
– Kirjaamisen tapaa ei ole millään tavalla rajattu. Sillä ei siis ole väliä, saattaako tekstin asiakirjalle näppäimistön, puheentunnistuksen vai sanelun avulla.
Asiakasasiakirjalain mukaan kirjaukset pitää kuitenkin tehdä viivytyksettä, Hujanen muistuttaa.
– Tärkeää on, että uudet sovellukset eivät viivästytä kirjausten arkistointia ja että kirjaukset tehdään rakenteisesti kansallisten määritysten mukaisesti.
Mitä saneluun tulee, rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia, että sanelun purkajalla on käyttöoikeudet niihin asiakastietoihin, joita hän työssään tarvitsee.
– Sanelussa ei ole huonoja puolia, kunhan lain vaateet täyttyvät, asiakastieto on laadukasta ja tietoturva on kunnossa.
Koulutus tarpeen
Puheentunnistamisen ja sanelupalvelun hyödyntäminen sosiaalihuollon kirjauksissa edellyttää asianmukaista perehdytystä ja työkaluja, kuten sanelurunkoa.
Tähän tulokseen tulivat Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijat Hanna Lappalainen ja Saija Määttänen elokuussa 2021 valmistuneessa opinnäytetyössään.
Vuodenvaihteessa 2019–2020 Siun sotessa pilotoitiin Inscripta Medicalin sanelu- ja puheentunnistusohjelmaa sosiaalihuollon ja ikääntyvien palvelualoilla.
Suurin osa vastaajista koki saaneensa riittävän käyttöönottokoulutuksen, mutta avoimessa palautteessa he kertoivat silti hankaluuksista sekä mobiilisovelluksen että verkkosivujen käytössä.
Digitalisaatio on huomioitava sosiaalialan koulutuksessa, Lappalainen ja Määttänen toteavat. Työntekijät tarvitsevat myös täydennyskoulutusta uusien teknologioiden yleistyessä.
Meeri Ylä-Tuuhonen
