Sosiaalihuollon siirtyminen Kanta-palveluihin tuo sujuvuutta mutta samalla myös uusia vaatimuksia ammattilaisille.
OmaKanta on tuttu terveydenhuollosta, ja jatkossa myös sosiaalihuollon asiakkaat pääsevät tarkastelemaan tietojaan OmaKannan kautta.
Tämä on jo nyt mahdollista Pohjois-Pohjanmaan, Päijät-Hämeen ja Etelä-Karjalan hyvinvointialueiden sosiaalipalveluiden asiakkaille. Muilla hyvinvointialueilla tiedot alkavat näkyä asiakkaille myöhemmin.
Sosiaalihuollon asiakastietojen tallentaminen Kanta-palveluihin on pitkäaikaisen kehitysprosessin tulos.
– Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymyksiä on aloitettu valmistelemaan jo 2000-luvun alussa. Yhtenä johtotähtenä kehitystyössä on ollut, että asiakas pystyisi paremmin seuraamaan omia tietojaan, kertoo Jaana Nissilä, Kelan Kanta-palveluiden liiketoiminnan asiantuntija.
Muutoksen taustalla on uusi asiakastietolaki. Asiakastietolaki velvoittaa sekä julkisia että yksityisiä palvelunantajia liittymään viimeistään 1.9.2026 Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon, joka on osa valtakunnallisia Kanta-palveluja. Kanta kokoaa julkisen ja yksityisen sosiaalihuollon asiakastiedot yhteen paikkaan.
OmaKanta on asiakkaalle näkyvä käyttöliittymä.
– Kanta-palveluihin tiedot tallennetaan hyvinvointialueen oman asiakastietojärjestelmän kautta eli muutos tuo päivitystarpeita asiakastietojärjestelmille, Nissilä kuvaa.
Osa hyvinvointialueista hakee vielä teknisiä ratkaisuja omien asiakastietojärjestelmien ja Kanta-palveluiden yhdistämiseen, ja esimerkiksi kilpailutuksia on edelleen menossa.
Pohdintoja ja epävarmuutta
Suurin muutos on, että asiakas pystyy OmaKannan kautta seuraamaan omia tietojaan ilman, että tietoja tarvitsee erikseen tilata paperiversiona. Asiakas voi myös helpommin kysyä tarkentavia kysymyksiä.
– Myös toisen puolesta asiointi helpottuu. Esimerkiksi huoltajat voivat asioida lapsensa puolesta OmaKannassa tai täysi-ikäiset asiakkaat voivat valtuuttaa toisen henkilön asioimaan OmaKannassa puolestaan, Nissilä kuvailee.
Muutos on herättänyt osassa sosiaalialan ammattilaissa pohdintoja ja epävarmuuttakin. Vaikka kirjaaminen on aina ollut sosiaalialalla keskeistä, se vaatii nyt uuden opettelua.
Kirjaukset tulee aina tehdä asiakasta ja hänen tilannettaan arvostaen.
– Joillakin ammattilaisilla on saattanut olla tapana, että kirjauksiin tehdään asiakastietojen lisäksi myös ikään kuin omia muistiinpanoja, Nissilä kertoo.
Kanta-palveluihin kirjaaminen vaatii Nissilän mukaan tiettyä yhtenäistä rakennetta ja se voi poiketa siitä, mihin ammattilaiset ovat aiemmin tottuneet.
Kirjaamisen tärkeys korostuu
Johtava sosiaalityöntekijä Mari Sisso työikäisten palveluista Päijät-Hämeen hyvinvointialueelta tunnistaa, että muutos on korostanut kirjaamisen tärkeyttä entisestään. Päijät-Hämeen hyvinvointialueella asiakkaat ovat voineet nähdä sosiaalipalveluissa kirjattuja tietoja maaliskuusta 2024 lähtien.
– Se on tuonut entistä suurempaa tarkkuutta siihen, miten asioita ilmaistaan. Kanta-palveluihin kirjaaminen vaatii ammattilaisilta harkittuja sanavalintoja ja tyyliä.
Sisso tukee Kanta-palveluiden käytössä alaisiaan esihenkilön roolissa ja voi itse tehdä kirjauksia, jos asiakkaat ovat häneen yhteydessä.
Sisso on myös kirjaamisvalmentaja, ja ollut mukana sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjä edistävässä Kansa-koulu hankkeessa.
– Kirjaukset tulee aina tehdä asiakasta ja hänen tilannettaan arvostaen. Emme halua, että asiakkaan vointi menee huonommaksi, jos hän lukee kirjauksia itsekseen kotona.
He ovat keskustelleet tiimin kanssa muun muassa siitä, miten asiakasta kutsutaan kirjauksissa, ja käytetäänkö esimerkiksi aktiivista vai passiivista muotoa.
Asenteen ja sanavalintojen lisäksi kirjaaminen vaatii käytännön asioita.
Sisso kertoo, että heille on avautumassa kirjaamiseen liittyvä osio intraan, ja hyvinvointialueen kirjaamisasiantuntijat kokoontuvat säännöllisesti.
– Kirjaaminen vaatii myös aikaa sekä ymmärrystä siitä, että kyseessä on keskeinen osa työtä, ei vain lisähomma tai pakollinen paha. Lisäksi tarvitaan toimivat työvälineet ja järjestelmät.
Rajauksia merkintöihin
Kaikki asiakkaan tiedot eivät kuitenkaan näy Kanta-palveluissa.
OmaKannassa näkyvät tällä hetkellä Päijät-Hämeen hyvinvointialueen työikäisten palveluissa muun muassa toimeentulohakemukset ja -päätökset, palvelupäätökset, asiakassuunnitelmat sekä asiakkaan omat yhteydenotot.
Esimerkiksi asiakaskertomusmerkinnät eivät näy asiakkaille, joskin tämä ominaisuus on tulossa käyttöön myöhemmin. Myös muita rajauksia on tehty.
– Turvakotipalvelujen asiakirjat tai lähisuhde- ja perheväkivallan ehkäisytyöhön liittyvät merkinnät eivät näy OmaKannassa, Nissilä kertoo.
Tietoja ei voida jakaa ilman asiakkaan lupaa.
Työikäisten palveluissa on harvoin tilanteita, joissa tietoja jätettäisiin näyttämättä.
– Jos on kyse taloudellisesta hyväksikäytöstä tai väkivallasta, voi olla vaarana, että esimerkiksi puoliso pääsisi lukemaan tietoja, Sisso täydentää.
Nissilä ja Sisso mainitsevat myös OmaKantaan keskeisesti liittyvän termin nimeltä viivästäminen. Se tarkoittaa, että ammattilainen voi valita, milloin tiedot tulevat näkymään asiakkaalle.
– Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi silloin, jos toinen yksityishenkilö on tehnyt ilmoituksen asiakkaasta. Tällöin pyritään siihen, että työntekijä on ensin asiakkaaseen yhteydessä ja julkaisee vasta sitten arvion OmaKantaan, Sisso kuvailee.
Asiakirjojen näyttämisen viivästämiseen voi tutustua tarkemmin esimerkiksi Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastietovarannon toimintatavat- verkkokoulussa.
Käyttöoikeudet oltava oikein
Sosiaalipalveluissa kirjatut tiedot alkavat myös myöhemmässä vaiheessa liikkua Kanta-palveluissa eri sosiaalihuollon toimijoiden välillä, mikä helpottaa asiakkaan asioiden hoitamista esimerkiksi paikkakunnan vaihtuessa.
– Tietojen siirtyminen ei kuitenkaan tapahdu automaattisesti. Ilman asiakkaan lupaa tietoja ei voida jakaa, Nissilä muistuttaa.
Koska asiakkaan tiedot siirtyvät Kanta-palveluihin sosiaalihuollon palvelunantajan oman asiakastietojärjestelmän kautta, on tärkeää, että ammattilaisten käyttöoikeudet määritellään heidän työtehtäviensä mukaisesti kyseiseen järjestelmään. Sosiaali- ja terveysministeriö on antanut ohjeistuksen sosiaalipalveluiden ammattilaisten käyttöoikeuksista.
– Ammattilaiset saavat hakea tietoja asiakkaasta, johon heillä on asiakassuhde, ja silloinkin vain perustellusta syystä omiin työtehtäviinsä liittyen. Asiakkailla on jatkossa myös mahdollisuus seurata, mihin heidän tietojaan on luovutettu, Nissilä huomauttaa.
Muutos sujunut hyvin
Nissilän mukaan niillä hyvinvointialueilla, joissa OmaKanta on otettu käyttöön, muutos on sujunut mallikkaasti.
– Toki asian eteen on tehty paljon työtä, mutta hyödyt on tunnistettu.
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue oli ensimmäinen hyvinvointialue, jossa sosiaalihuollon asiakastietoja alkoi näkyä OmaKannassa loppuvuodesta 2023. Öapsiperheiden sosiaalipalveluiden sosiaaliohjaaja Sanna Vähätiitto Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelta kertoo muutoksen sujuneen ongelmitta.
– Kirjaukset hoituvat hyvin, ja ovat luonteva osa arkea. En ole saanut asiakkailta negatiivista palautetta tai pyyntöjä korjauksista.
Mari Sisso tuo esille, että tiivis yhteistyö asiakkaan kanssa auttaa välttämään mahdollisia väärinkäsityksiä.
– Kun esimerkiksi asiakassuunnitelmat tehdään yhdessä asiakkaan kanssa, ei kirjauksissa ilmene yllätyksiä.
Nissilän mukaan neljä hyvinvointialuetta on ilmoittanut ottavansa tämän vuoden aikana käyttöön sellaisen järjestelmän, joka mahdollistaa tietojen näyttämisen OmaKannassa.
Ammattilaisten ohella muutoksesta on tärkeää muistaa viestiä oman alueen asukkaille.
Sekä Mari Sisso että Sanna Vähätiitto kertovat, että asiakkaita on tiedotettu muutoksesta paitsi hyvinvointialueen tasolla, myös yksittäisillä asiakaskäynneillä.
– Muistuttelen asiakkaita tapaamisissa, että he voivat itse tarkistaa kirjaukset. Osa onkin kertonut lukeneensa niitä, Vähätiitto toteaa.
Maija Komonen
Kirjaaminen muutoksessa
Kirjaamisesta sosiaalihuollon asiakastyössä käydään vilkasta keskustelua, johon jokaisella on sanansa sanottavana.
Kiinnostus ja monet mielipiteet kertovat teeman tärkeydestä. Koska kirjaaminen kuuluu keskeisesti päivittäiseen asiakastyöhön, pohtia pitääkin, vaikka se toisinaan jopa kuohuttaisi tunteita.
Monelle voi tulla yllätyksenä, kuinka suuri merkitys kirjaamisella on sosiaalihuollon työssä. Suhde kirjaamiseen syntyy ja syventyy usein ammatillisen kasvun ja kokemuksen karttumisen myötä.
Kirjaaminen vaatii erityisosaamista ja ammattitaidon ylläpitoa – siinä missä muutkin sosiaalihuollon tehtävät
Kirjaamiseen kohdistuu erilaisia vaatimuksia. Asiakirjalla voi olla useita käyttötarkoituksia.
Asiakastyön lisäksi asiakirjoista saatavaa tietoa voidaan käyttää anonymisoituna esimerkiksi tieteellisessä tutkimuksessa sekä tietojohtamisen tukena.
Sosiaalihuollossa käyttöönotettava rakenteinen kirjaaminen mahdollistaa sosiaalihuollon tiedon hyödyntämisen esimerkiksi poliittisessa päätöksenteossa.
Keskustelut tulevat lisääntymään
On nykypäivää, että asiakkaat kiinnostuvat omista asiakirjoistaan ja haluavat keskustella niiden sisällöistä.
Todennäköisesti keskustelut tulevat lisääntymään entisestään, kun OmaKanta tulee käyttöön sosiaalihuollon asiakkaille.
Sosiaalihuollon liittyminen terveydenhuollon rinnalle Kanta-palveluihin on odotettu muutos, joka vaikuttaa sosiaalihuollon arkityöhön.
Avoimuus lisääntyy, ja vaikka muutos on tiedetty tulevaksi jo vuosia, se mietityttää silti monia.
Sosiaalihuollon kirjaaminen on kehittynyt viimeisen vuosikymmenen aikana harppauksittain. Kirjaaminen rakenteistuu, jotta Kanta-palvelujen käyttö olisi mahdollista ja asiakastyön kirjauksissa olisi mahdollisimman paljon jatkohyödynnettävää sisältöä.
Kanta-palvelujen avulla asiakastiedot saadaan käytettäväksi sinne, missä asiakas aina kulloinkin on. Ammattilaiset käyttävät samanlaisia rakenteita joka puolella Suomea – tieto on siis paljon helpommin löydettävissä.
Myös yksityiset palveluntuottajat saavat yhtenäiset asiakirjarakenteet käyttöön, vaikka he tuottaisivat palveluja eri hyvinvointialueille.
Opetteluun varattava aikaa
Kehityksen eteenpäin viemisessä hyvinvointialueilla on suuri vastuu, mutta myös jokainen ammattilainen voi tehdä asian eteen paljon.
Muutos on prosessi, uusiin toimintatapoihin kannattaa tutustua rauhassa ja uuden opetteluun kannattaa varata aikaa.
Lopulta kaikki palaa siihen, että asiakirjat ovat asiakkaiden – ne pitää laatia hyvin ja hyvää syntyy ajan kanssa ja yhteistyössä.
Käytäntöjä kannattaa tarkastella kriittisesti ja kirjaamisesta kannattaa puhua – sosiaalihuollon kirjaaminen on suuressa muutoksessa ja siihen tarvitaan jokaisen panosta.
kehittämispäällikkö Hanna Lohijoki, erikoissuunnittelija Maija Vakkuri, erikoissuunnittelija Maila Immonen, THL, Tieto-osasto
THL tukee sote-organisaatioita rakenteisen kirjaamisen käyttöönotossa yhteistyössä Kanta-palvelujen ja Kansa-koulu-hankkeen kanssa.
THL tarjoaa käyttöönottoon tukea
- järjestämällä rakenteisen kirjaamisen käyttöönoton tukitilaisuuksia
- tarjoamalla koulutusmateriaalia organisaatioille rakenteisen kirjaamisen käyttöönottoon
- koordinoimalla kirjaamiseen ja sosiaalihuollon tiedonhallintaan keskittyviä kansallisia verkostoja
- kehittämällä asiakastietojärjestelmätoimittajien kanssa tehtävää yhteistyötä.
Tutustu tarkemmin: thl.fi/sosiaalihuollonkirjaaminen
