Työtehtäviä järkevästi järjestelemällä voi työaika riittää kaikkeen hieman paremmin kuin ennen.
To do ‑listat tai tekemättä ‑listat ovat varmasti kaikille tuttuja, mutta oikeasti listan tehtävät eivät ole samanarvoisia. Töiden suunnittelu ja ennen kaikkea järjestely kannattaa, sillä ne tukevat hallinnan tuntua ja hyvinvointia.
Töiden järjestely ei tietenkään tarkoita, että listauksen avulla ryhdytään urakoimaan. Tai mikä pahinta, koetaan huonoa omaatuntoa tekemättömistä tai keskeneräisistä tehtävistä.
Työterveyslaitoksen vanhempi asiantuntija Minna Toivanen kannustaa ajoittain pitämään kirjaa omasta ajankäytöstä. Mihin työaika oikeasti kuluu?
– Asiantuntijatyössä oman työn rajaaminen ja työtehtävän päättäminen ei aina ole helppoa. Hyviä kysymyksiä ovat, milloin työ on riittävän hyvin tehty tai milloin on aika siirtyä seuraavaan tehtävään. Yllättävän vaikeaa on ei-sanan sanominen, muistuttaa Toivanen.
Rajanvetoa tarvitaan usein, hän sanoo. Kuten päätöstä olla katsomatta sähköposteja työajan ulkopuolella.
– Jos työtä on yksinkertaisesti liikaa, ensisijainen vastuu työkuorman kohtuullistamisessa on työnantajalla. Työntekijän vastuulla on saattaa liian suuri työkuorma esihenkilölle tiedoksi.
– Linjausta olennaisten työtehtävien kirkastamisesta tehdään esihenkilön kanssa. Joskus voi pohtia työn sujuvoittamista, priorisointia ja työnjakoa koko työyhteisön kesken.
Ole armollinen
Avuksi tehtävien painotukseen voi ottaa vaatekokojen tutun S‑, M- ja L‑koodauksen. Kun seuraavan päivän töitä aikatauluttaa tehtävän perään voi laittaa yhden kolmesta kirjaimesta.
Ole itsellesi armollinen. Kovin montaa L‑kokoista, paljon aikaa ja energiaa vievää tehtävää ei voi yhteen päivään sijoittaa. Aika ei riitä.
Apuna voi myös käyttää 1–3–5‑menetelmää. Päivään valitaan yksi iso tehtävä, kolme keskikokoista tehtävää ja viisi pienempää tehtävää. Yhteensä päivälle mahdutetaan siis yhdeksään tehtävää.
Omien voimavarojen, tehtävien vaativuuden arvioiminen ja realismi ovat ajanhallinnan kannalta olennaista.
Kiirettä voi hallita, mutta aikaa ei.
Eräällä itäsuomaisella sosiaalialan työpaikalla kokeiltiin vanhaa kunnon nelikenttää, kun haluttiin tutkia mihin työpäivä hupenee.
Ensiksi nelikentän lohkot nimettiin: kiireelliset ja tärkeät (1), ei-kiireelliset, mutta tärkeät (2), ei-kiireelliset, mutta joskus tehtävät (3) ja neljäs lohko sai nimekseen ei-tärkeät eikä edes kiireelliset (4).
Työyhteisölle oli yllätys, että heidän mielestään työajasta solahti aivan liikaa aikaa lohkojen kolme ja neljä asioihin.
He olisivat halunneet käyttää aikansa tehtäviin lohkoissa kaksi ja yksi.
Kuormittava kiire yleistä
Minna Toivanen arvelee, että sosiaalialan suurin ajanhallinnan haaste on, että työtä on yksinkertaisesti liikaa käytettävissä oleviin resursseihin nähden.
– Siksi työtä tehdään kiireessä. Lisääntynyt, kuormittava kiire on valitettavan yleistä erityisesti naisilla ja kuntasektorilla.
– Lisäksi haasteena voi olla työstä irrottautuminen ja työn rajaaminen. Esimerkiksi vaativat asiakastilanteet voivat jäädä häiritsevästi mieleen pyörimään vapaa-aikanakin.
Yksittäiset ajanhallinnan ratkaisut eivät yksin riitä, jos henkilöstöä on liian vähän työtehtäviin nähden.
– Tarvitaan joko lisää resursseja tai vähemmän työtehtäviä. Sosiaalialalla lisäresurssit ovat varmasti paras ratkaisu, koska kenenkään asioita ei voi jättää hoitamatta, sanoo Toivanen.
– Aika ajoin on katsottava kriittisesti työnjakoa ja tehtäviä. Olisiko jotakin mahdollista karsia, mitä erityisesti tulisi priorisoida, onko työnjako toimiva? Onko prosessissa pullonkauloja, jotka vaikeuttavat yksittäisen työntekijän ajanhallintaa?
Itsensä johtaminen tärkeää
Ajanhallinta liittyy olennaisesti esihenkilöiden työhön, mutta se on myös itsensä johtamista ja työn suunnittelua. Ajanhallintaan liittyy asioiden lykkääminen, jota kaikki tekevät.
Lykkääminen eli prokrastinaatio aiheuttaa stressiä. Aloittamisen kynnys voi myös nousta, mitä pidempään aloittamista lykkää. Sijaistehtäviä on helppo keksiä.
Miten lykkäämistä voi vähentää? Ensiksikin: on harvoin liian myöhäistä aloittaa. Avuksi voi ottaa myös oman motivaation pohdinnan: työllä on merkitystä ja se mitä teet, on tärkeää jollekin.
Lykättyä tehtävää voi miettiä myös oppimisen tai kokemuksen jakamisen näkökulmasta.
Hankalan tehtävän tekemistä voi helpottaa sen palastelu ja aikatauluttaminen.
Hyvin tehty työ on aina myös pullakahvien arvoista.
Kännyllä kiinni kaaokseen
Jos kynä ja paperi eivät riitä ajanhallintaan, voi kokeilla erilaisia edullisia tai täysin maksuttomia appejä, joita voi ladata esimerkiksi kännykkään.
Niiden huono puoli on, että itse järjestelmän ylläpito voi tuntua rasittavalta ja vanhanaikainen kynä–paperi-parivaljakko houkuttelee. Sosiaalialalla pitää tietysti muistaa salassapito- ja vaitiolomääräykset, joissa voi tarvittaessa konsultoida työpaikan it-tukea. Täysin ilmaisiin appeihin sujautetaan usein mainoksia, joiden väistely voi käydä työlääksi.
Pomodoro on ajastin, jossa tehtävää suoritetaan 25 minuutin jaksoissa ja väleissä on viiden minuutin taukoja. Neljännen työpätkän jälkeen pidetään pidempi 10–30 minuutin tauko. Tarjolla on useita maksuttomia ajastimia, joihin osaan voi yhdistää tehtävälistoja.
Any.do-sovelluksella voi tehdä to do ‑listoja. Tehdyt tehtävät voi iloisesti yliviivata tehdyiksi. Sovellus myös muistuttaa ja kalenteroi.
Trellossa voi muun muassa suunnitella ajankäyttöä ja säilöä ideoita, laittaa muistiin viikoittaiset rutiinit tai laatia vaikkapa prosessikuvauksia sekä otsikoida kaiken osuvasti. Asioita voi siirrellä sovelluksen tauluilta toiselle tai alatauluille, painottaa värikoodein ja merkitä niitä tehdyiksi.
Toggl Track on ajanseurannan sovellus, jota voi käyttää myös tehtävien hallintaan. Sovelluksella voi tarkistaa, mihin työaika oikeasti kuluu ja nähdä missä ovat työpäivän aikasyöpöt. Jos on tarpeen näyttää muille, miten paljon joku tehtävä vie aikaa, se onnistuu tällä sovelluksella.
