Kamppailu useiden rinnakkaisten tietojärjestelmien ja niiden käytön kanssa jatkuu useilla hyvinvointialueilla vielä kauan.
Hyvinvointialueiden tulee valita joko yksi asiakas- ja potilastietojärjestelmä, joka kattaa sosiaali- ja terveydenhuollon ja suun terveydenhuollon tai kaikille erikseen eri järjestelmät.
– Kaikilla alueilla käytetään vielä kunnilta siirtyneitä vanhoja järjestelmiä uuden tai uusien järjestelmien rinnalla, sanoo digitalisaation ja tiedonhallinnan yksikön johtaja Minna Saario STM:n Sosiaali- ja terveydenhuollon ohjausosastolta. Pisimmällä tietojärjestelmien yhdistämisessä ovat alueet, jotka toimivat kuntayhtyminä ennen sote-uudistusta.
Tietojärjestelmät ovat yksi työläimpiä asioita, joita hyvinvointialueilla on pitänyt saada kuntoon, Saario kuvaa.
– Olemme suositelleet alueille, että edetkää vaiheittain ja varovaisesti. Ei kannata yrittää liikaa kerralla. Muutos kestää vielä vuosia.
Uuden tietojärjestelmän käyttöönotto on monimutkainen ja työläs prosessi. Kyse ei ole vain siitä, että työntekijät saadaan koulutettua. Tietojärjestelmä pitää muokata kullekin hyvinvointialueelle sopivaksi.
Siihen pitää myös tehdä hyvinvointialueen määritykset. Niihin kuuluvat esimerkiksi organisaation rakenne, hierarkia ja käyttöoikeudet.
Joillakin alueille työ valmistui vasta lähellä vuoden vaihdetta, Saario kertoo.
– Osalla johdon valintakin meni myöhään.
Lisäksi tietojärjestelmät eivät sopineet muokkaamatta sosiaalihuollon tarpeisiin. Sosiaalihuollon kirjaamisen velvoitteet ovat asiakastietolaissa, joka tuli voimaan syksyllä 2021. Laki vaatii asioita, joista tietojärjestelmissä ei ollut.
– Järjestelmien tietosisältöjä piti rakentaa uudelleen. Lisäksi pitää varmistaa, että järjestelmä on Kanta-yhteensopiva. Hyvinvointialueen järjestelmän pitää pystyä tuottamaan tietoa Kanta-palveluihin ja niin, että tietoturvasta on huolehdittu.
Sosiaalihuollon asiakastiedot siirtyvät Kanta-palveluihin. Julkisten organisaatioiden asiakastiedot pitää siirtää sinne 1. syyskuuta 2024 lähtien.
Vanhoja järjestelmiä käytetään uusien rinnalla.
Hyvinvointialueilla on pitänyt myös ratkaista, siirretäänkö kuntien järjestelmistä tiedot alueen uuteen järjestelmään vai aletaanko sinne kerryttää tietoja vasta hyvinvointialueiden aloittamisesta lähtien.
– Asiakastyö jatkuu koko ajan, vaikka tietojärjestelmiä vaihdetaan. Kaiken pitää toimia koko ajan. Siksi vanhoja järjestelmiä joudutaan käyttämään aluksi uusien rinnalla, Saario kertoo.
Työhyvinvointi on heikentynyt
Talentia kysyi keväällä jäseniltään, miten he jaksavat hyvinvointialueilla. Vastaukset kertoivat, että työhyvinvointi on heikentynyt, monet ovat väsyneitä ja kuormittuneita.
Samaa sanovat työntekijät Talentia-lehden haastattelussa eri hyvinvointialueilla. He kertovat, että työntekijöitä on jopa eronnut tietojärjestelmien ongelmien vuoksi.
– Ihmisiä väsyttää, kuvaa suunnittelija Milla Ahola Pirhasta.
Hän sanoo, että byrokratia on lisääntynyt ja työpäivät ovat nyt tappelua systeemien kanssa. Pirkanmaalla käytössä on Tampereen kaupungin tietokoneet ja järjestelmäpohja. Terveydenhuollon tietokoneilta on suora yhteys Pirkanmaan hyvinvointialueen järjestelmiin. Sosiaalihuolto käyttää kuntien järjestelmiä. Sieltä pääsee tietojärjestelmiin ja omiin tiedostoihin vain etäyhteydellä.
– Lataamme etäyhteyden kautta sovelluksia koneelle. Minulla on ruudulla 15 laatikkoa etäyhteyden näkymässä. Klikkaan niitä auki ja kirjaudun sisään useita kertoja työpäivän aikana.
Ahola käyttää Tampereen kaupungin järjestelmää. Hän sanoo, että hän ei aina pysty tallentamaan asiakirjoja sieltä Pirhan pilveen. Kone tarjoaa Tampereen pilveä, johon hänellä ei enää ole oikeutta.
– Joskus tallennan muistitikulle tai lähetän tiedoston itselle sähköpostissa, jossa se pysyy tallessa. Systeemien kanssa on järjestelmällisenkin ihmisen sukat välillä sekaisin.
Turhautumista lisää se, että työntekijöillä ei ole kanavaa, jolla voisi antaa palautetta, Ahola sanoo. Asioista päättävät ovat ulottumattomissa.
– Kerran kuussa on työhyvinvoinnista kysely, jossa voi valita numeropallon. Ei ole avointa kohtaa, johon voisi kirjoittaa. Meille kertyy havaintoja käytännön töistä, mutta ei ole foorumia, jota pitkin tiedon saa lähetettyä.
Varsinais-Suomen hyvinvointialueen alueella 6 työntekijöitä kuormittaa kolmen järjestelmän käyttö. Alue 6 hoitaa Salon ja Someron sosiaalipalvelut. Salossa käytetään Effican kahta versiota, Somerolla käytetään ProConsonaa. Hyvinvointialueen yhteistä tietojärjestelmää ei vielä ole.
– Emme osaa käyttää ProConsonaa kunnolla Salossa. Meille ei ole pidetty kunnollista koulutusta, onneksi se on luvattu. Emme pääse katsomaan, mitä asiakkaasta on kirjattu aiemmin. Jos meille tulee uusi asiakas, soitamme Somerolle. Sieltä toimistosihteeri käy kertomassa työntekijälle, että Salossa kaivataan tietoa. Sitten kyselemme häneltä puhelimessa asiakkaan tietoja, kertoo sosiaaliohjaaja Seija Mäyrä.
– Se kuormittaa meitä ja tekee työstä entistä haasteellisempaa. Ja aina pelottaa, kirjaanko tiedot ProConsonaan oikein. Toisaalta yhteinen tuska ja pelko ovat yhdistäneet työntekijöitä, hän naurahtaa.
Luotettavaa tietoa ei ole
Tiedolla johtamisen asiantuntijan Sonja Alakosken työhön Pohjois-Pohjanmaalla tuo haastetta se, että tietojärjestelmistä ei tällä hetkellä saa ulos luotettavaa tietoa.
Hänen pitäisi kuitenkin tuottaa hyvinvointialueen johdolle ja luottamushenkilöille strategisen tason tietoa siitä, miten muun muassa lakisääteiset palvelut ovat hyvinvointialueella toteutuneet.
Pohjois-Pohjanmaalle on valittu Saga-asiakastietojärjestelmä, jonka käyttöönotto etenee vaiheittain. Siksi tietoja joudutaan keräämään edelleen eri lähteistä.
– Pyydän tietoa nykyisten asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjiltä. Yhdeltä alueelta tulee tietoa hyvin ja toiselta tulee, jos on tullakseen. Kokonaistiedon laatu on siksi heikkoa. Sen varassa ei voi tehdä päätelmiä.
Asiaa vaikeuttaa myös se, että kirjaamisen taso vaihtelee alueilla, Alakoski sanoo.
– Kirjausta tekevä ei ehkä hahmota, miten tärkeä on kirjata asia oikeaan asiakirjaan. Jos tieto menee väärään paikkaan, se näkyy minun työpöydälläni. Saatan ihmetellä, miksi tuolla alueella ei ole tehty iäkkään palveluntarpeen arviointeja. Selviääkin, että ne on kirjattu vaikka työikäisten palvelutehtäviin.
Alakoski sanoo, että sosiaalialan tiedontarpeen päivittäisjohtamisen ja strategiatason määrittelytyö olisi pitänyt aloittaa ennen tietojärjestelmien hankintakilpailuja.
– Nyt alkaa tulla ilmi, että tiedontarpeen määrittelyt ovat jääneet vaiheeseen. Järjestelmistä ei saada luotettavaa tietoa esimerkiksi palveluihin pääsystä, kustannuksista ja vaikuttavuudesta. Tarvittaisiin kansallista keskustelua siitä, mitkä ovat vaikuttavia ja tutkittuja menetelmiä tai mittareita, joilla saadaan strategisen tason tietoa sosiaalipalveluista.
Järjestelmistä ei saada luotettavaa tietoa.
Alakoski perääkin sosiaalialalle terveydenhuollon Käypä hoito -suositusten kaltaisia kansallisesti koottuja ja tunnistettuja vaikuttavia menetelmiä ja mittareita.
Suosituksista jokainen hyvinvointialue voisi valita itselleen menetelmät, joiden avulla asetettuihin tavoitteisiin päästäisiin parhaiten. Nyt hyvinvointialueilla on eri menetelmiä ja mittareita. Kansallisesti vertailukelpoista tietoa on siksi vaikea saada.
Pohjamaalla on pärjätty hyvin
Pohjanmaalla on päästy hyvinvointialueen alusta helpommalla kuin monella muulla alueella. Hyvinvointialue syntyi 13 kunnan kuntayhtymästä ja kahdesta kunnasta.
Jo kun kuntayhtymää valmisteltiin 2021, tehtiin päätös yhdistää sosiaalihuollon järjestelmät. Työtä helpotti se, että kaikki muut paitsi kolme kuntaa käyttivät jo samaa Abilita-järjestelmää.
– Se oli silti iso työ ja työntekijöille raskas urakka koulutuksineen, kehittäjäsosiaalityöntekijä Maria Lindvall muistelee.
Tällä haavaa iäkkäiden palveluja lukuun ottamatta kaikki sosiaalipalvelut ovat samassa järjestelmässä. Ensi vuonna on tarkoitus ottaa käyttöön uusi järjestelmä, joka yhdistää sosiaalipalvelut, terveydenhuollon, erikoissairaanhoidon ja hammashoidon yhteen asiakas-potilasjärjestelmään.
Kokemukset sosiaalihuollon yhdestä järjestelmästä ovat hyviä, Lindvall sanoo.
– Se sujuvoittaa työtä. Työntekijät toimivat koko alueella ja pääsevät auttamaan toisiaan. Saamme tasattua työn kuormaa. Aikaa ei mene kirjautumisiin tai kadonneiden tunnusten etsimiseen.
Jaana Laitinen
