Hakemus kulkee pitkän matkan: Sinne meni

Kun painoit ENTER, hakemus lähti omalle tapahtumarikkaalle taipaleelleen.

Hakemus luetaan

Digitaalisia työnhakujärjestelmiä käytetään yhä enemmän, mutta hakemuksen lähettäminen sähköpostitse on yhä varsin tavallista.

Kun työhakemus on lähtenyt matkaan, se päätyy luettavaksi uutta työntekijää rekrytoivalle esimiehelle ja usein myös HR-osaston henkilölle, joka vastaa rekrytointiin kuuluvasta prosessista.

Toinen vaihtoehto – yhä yleisempi – on se, että hakemuksen lukee organisaation käyttämä ulkopuolinen ammattirekrytoija, joka tekee alkukarsinnan, päättää jatkoon valitut ja tekee ehkä ensimmäisen haastattelunkin. Ammattirekrytoijia käytettäessä hyvin määritelty työn kuvaus on erityisen tärkeä.

Työhakemuksen näkevät vain ne, joilla on siihen perusteltu syy. Jos haetaan ihmistä tiimityöhön, tiiminvetäjän mielipidettä voidaan myös kysyä, vaikka hän ei olisi muodollisesti mukana prosessissa. Se palvelee työnhakijan etua.

Kun työtä haetaan digitaalisessa työnhakujärjestelmässä, järjestelmä kuittaa hakemuksen vastaanotetuksi. Järjestelmät yleistyvät koko ajan, mutta sähköpostin käyttö on yhä tavallista.

Niin tehdään esimerkiksi lastensuojelun sijais- ja avohuollon palveluita tuottavassa Lehmuskolo Oy:ssä.

“Sähköpostitse lähetetyn hakemuksen perään voi aina soittaa varmistaakseen, että se on tullut perille. Soittamalla jättää itsestään tarkemman kuvan kuin pelkän hakemuksen lähettämällä”, Mika Laaksonen Lehmuskolosta sanoo.

Entä teko- tai koneäly, onko siitä työnhaun apulaiseksi?

“Koneälyn merkitys on Suomessa vielä marginaalinen. Se voi lähinnä auttaa tunnistamaan hyvät hakemukset”, rekrytointikonsultti Kati Stenius sanoo.

Tietojasi suojataan

Euroopan unionin tietosuoja-asetus, GDPR (General Data Protection Regulation), on kiristänyt henkilötietojen hallinnointia koskevia sääntöjä työnhaussa. Työnhakijalla on oikeus tietää, millaisia tietoja hänestä kerätään, ja miksi. Hänen pitää myös antaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn.

Tietosuoja-asetus koskee myös sitä, miten hakemukset säilytetään ja arkistoidaan sekä sitä, milloin ja miten ne tuhotaan.

“Esimerkiksi meillä hakemukset tulostetaan ja välitetään luettavaksi niille, joita ne koskevat. Vain yksi ihminen säilyttää hakemukset toimistolla. Muut poistavat hakemukset sähköpostistaan”, Mika Laaksonen sanoo.

Lajitteluvaihe erottelee

Kun hakemuksia lajitellaan, ensin kiinnitetään huomiota tietoihin, jotka kertovat hakijan pätevyydestä tehtävään. Sellaisia ovat tiedot tutkinnoista, työkokemuksesta ja aikaisemmista tehtävistä.

Tärkeä yksityiskohta voi olla vaikkapa se, onko hakijalla ollut tehtäviä, joihin liittyy itsenäistä vastuunkantoa, kuten vastuuta tarviketilauksista. Näihin kannattaa hakemuksessa viitata, koska ne auttavat sen analysoinnissa, kuinka hakija sopii yrityksen kulttuuriin ja työyhteisöön.

Jos hakemukset käsitellään digitaalisesti työnhakujärjestelmässä, ammattinimikkeiden kaltaiset avainsanat helpottavat lajittelua ja edistävät hakemuksen eteenpäinmenoa.

Työkokemustaan kannattaa kuvailla tarkasti, konkreettisesti ja lyhyesti. Etenkin työnhakujärjestelmissä vapaalle kerronnalle on niukasti tilaa, ja tiivistämisen taitoa tarvitaan.

Haastattelukutsut lähetetään

Mika Laaksonen muistuttaa, että haastattelukutsujen ja koko työnhaun päätökseen vaikuttaa haastattelun ohella aina se, miten hakija ilmaisee hakemuksessa itseään kirjoittamalla. Tekstin oikeinkirjoitus, sisältö ja ajatus kertovat paljon.

Osa rekrytoijista haastattelee ihmisiä sitä mukaa kuin hakemuksia tulee, osa odottaa hakuajan loppuun.

Myös vastausaika haastattelun jälkeen vaihtelee. Jos vastausta ei kuulu, tässäkin vaiheessa voi yhä soittaa ja kysellä tilanteesta. Soittamalla myös jää työnantajan mieleen.

Julkisella puolella työnhakuprosessi saattaa olla perusteellisempi kuin yksityisellä, sillä virkojen kelpoisuusvaatimukset edellyttävät yksityisiä yrityksiä monimutkaisempaa prosessia ja todistuksia. Toki myös yksityiset työnantajat voivat pyytää todistuksia esitettäväksi ennen päätöksentekoa.

Periaatteessa rekrytoijalle on arvokasta, jos hän voi soittaa jollekulle saadakseen lisätietoja hakijasta. Suosittelijan pitäisi kuitenkin olla sellainen, jonka tiedoilla on painoarvoa.

Talteen, jos siihen on lupa

Kuka työn lopulta saa? Siitä ei yleensä päätä vain yksi ihminen, vaan ihannetilanteessa useampi yhdessä. Paikka on täytetty!

Mitä hakemuksille sitten tehdään?

Hakemuksia saa säilyttää rekrytointijärjestelmässä ja muissa arkistoissa tai sähköpostikansioissa vain niin kauan kuin on tarpeen. Organisaatio voi kuitenkin itse päättää määräajan pituuden. Tietosuoja-asetuksessa ei ole sitä koskevaa sääntöä.

“Meillä on tapana, että valituiksi tulleiden hakemuksista siirretään talteen koulutusta ja työkokemusta koskevat tiedot. Se on tarpeen puitesopimusten edellyttämien kilpailutusten vuoksi. Sen jälkeen hakemukset hävitetään tietoturvallisesti”, Mika Laaksonen kertoo Lehmuskolo Oy:n käytännöistä.

Joskus työnhaku poikii iloisen yllätyksen myöhemmin, vaikka vastaus varsinaiseen hakuun olisi ollut ei kiitos. Osa hakijoistahan jää väistämättä varasijalle, ja heitä voidaan pitää soveltuvina myöhemmin avautuviin tehtäviin.

Työhakemuksia ei saisi käyttää muihin kuin kyseessä olleen paikan työnhakuun, mutta hakija voi antaa luvan työhakemuksen käytölle myöhemminkin, hakuajan jälkeen.

“Tämä on yleisesti ottaen hakijan etu, joten se kannattaa sallia”, Kati Stenius sanoo.

Artikkelia varten haastatellut asiantuntijat: uravalmentaja ja rekrytointikonsultti, muun muassa sosiaali- ja terveysalan rekrytointeihin erikoistunut Kati Stenius Work Lagoon -konsultointipalveluista sekä avopalvelujohtaja Mika Laaksonen lastensuojelun sijais- ja avohuollon palveluita tuottavasta Lehmuskolo Oy:sta.

(Teksti: Lotta Ehrnrooth)