Tietosuoja

Järjestäessään tapahtumia ja toimintaa jäsenilleen joutuu Talentia Helsinki ry keräämään henkilötietoja tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä.

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tapahtumien hoitamista ja järjestämistä varten. Varmistamme esim. jäsenyytesi, sillä osa tapahtumista on tarkoitettu vain jäsenillemme. Joissain tapahtumissa on tarjoiluja, joita varten tarvitsemme tietoa mahdollisista allergioista tai erityisruokavalioista.

Henkilötietojen käsittelyä ohjataan lainsäädännöllä. Alla on Talentia Helsinki ry:n tietosuojaseloste, joka kertoo missä tarkoituksessa ja miten henkilötietoja käsitellään.

Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Tapahtumahallinnan rekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Talentia Helsinki ry
Y-tunnus: 1455920-0
Osoite: Ratamestarinkatu 11 00520 Helsinki
p. 0447800120, helsinki(at)talentia.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään rekisterinpitäjän järjestämiin tilaisuuksiin, tapahtumiin ja koulutuksiin osallistuvilta tahoilta ilmoittautumisten yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely on tarpeellista tilaisuuksien valmisteluun, osallistujatietojen ylläpitoon, osallistujapalautteiden keräämiseen sekä maksullisten tapahtumien laskutustietojen keräämiseen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän toiminnan tiedottamiseen ja palveluiden markkinointitarkoituksiin.

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tapahtumien hoitamista ja järjestämistä varten.

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin ilman rekisteröidyn suostumusta.

Rekisterinpitäjän järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen on vapaaehtoista.

Henkilötietojen käsittelyä koskeva pääasiallinen lainsäädäntö:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
  • Tietosuojalaki (2018/1050)

4. Rekisteristä vastaavan vastuuhenkilön yhteystiedot

Tami Välske, yhdistyksen puheenjohtaja
Sähköposti: helsinki.pj.@talentia.fi

Rekisterin yhteyshenkilö(t):
Sari Lassi, yhdistyksen sihteeri
Sähköposti: helsinki@talentia.fi

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Markku Linnapuomi
Sähköposti: tietosuojavastaava@talentia.fi

6. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen toimeksiantosopimuksella

Tapahtumarekisteriin kuuluvien henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää ulkopuolisen palveluntuottajan välineitä tai se voidaan toteuttaa kokonaan palveluntuottajan toimesta. Tällöin rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella. Toimeksiannot voivat liittyä sähköisten tietojärjestelmien käyttöön tai Rekisterinpitäjän omaan toimintaan liittyvään tilastointiin, seurantaan, viestintään, raportointiin ja niiden analysointiin.

Rekisterinpitäjän toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun sopimuksen edellyttämässä laajuudessa. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Käsittely voi perustua myös sopimukseen, joka syntyy tapahtumailmoittautumisen myötä ilmoittautuneen ja Rekisterinpitäjän välille niiden tietojen osalta, jotka ovat välttämättömiä sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Henkilötiedot kerätään tapahtumaan ilmoittautuvilta ja kerättävät tiedot saattavat vaihdella tapahtumakohtaisesti. Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • Henkilön henkilökohtaiset tiedot (etunimi, sukunimi, kieli)
  • Henkilön edustama organisaatio (nimi, tyyppi, sijainti, laskutustiedot)
  • Henkilön antamat ennakkotiedot (odotukset ja muut huomiot tapahtumaa koskien), joiden antaminen perustuu ilmoittautujan suostumukseen
  • Muita tilaisuuden teeman mukaan aiheeseen liittyviä tietoja, joiden antaminen perustuu ilmoittautujan suostumukseen (esim. ruokarajoitteet)
  • Palvelun käyttötiedot (luvat ja suostumukset, evästetiedot, lokitiedot, istuntotunnisteet, IP-osoitteet).

Ilmoittautujilta voidaan kysyä erilaisia taustatietoja, kuten ikä, yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti). Lisäksi ilmoittautujat voivat myös kirjoittaa avoimiin ennakkotietoihin suoria tai epäsuoria henkilötietoja, vaikka niitä ei ilmoittautujalta pyydetä. Kaikki ilmoittautumisen yhteydessä kerätyt tiedot käsitellään luottamuksellisesti.

Mikäli ilmoittautuja ei toimita pyydettyjä pakollisia tietoja siltä osin, kun tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Mikäli Rekisterinpitäjä tuottaa tilaisuuksista ja tapahtumista tilastoja ja raportteja muihin kuin oman toiminnan tarpeisiin, tuotetaan ne yleisellä tasolla niin, ettei yksittäisiä ilmoittautujia pystytä tunnistamaan.

9. Rekisterissä olevat manuaaliset (paperi) aineistot

Osallistujalistat säilytetään lakisääteisen tai muun Rekisterinpitäjän ulkopuolisen velvoitteen (esimerkiksi koulutuksen rahoittajan ehdot) asettaman vaatimuksen mukaisesti noudattaen arkistonmuodostussuunnitelmaa ja asiakirjoille säädettyä säilytysaikaa.

Paperisia hakemuksia säilytetään huolellisesti lukitussa tilassa.

10. Rekisterin tietolähteet

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka on annettu meille tapahtumailmoittautumisen yhteydessä rekisteröidyltä itseltään.

Yhteystietoja voidaan tarkastaa julkisista lähteistä.

Koska käsittely perustuu suostumukseen, henkilöllä on milloin tahansa oikeus perua annettu suostumus, jolloin käsittely lopetetaan ja henkilötiedot poistetaan, jollei niiden käsittelylle ole muuta oikeusperustetta. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen perumista tapahtuneeseen käsittelyyn. Suostumuksen peruaksesi ole yhteydessä yhdistykseen sähköpostilla helsinki(at)talentia.fi.

11. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin sekä toiminto- ja ryhmäkohtaisin valtuuksin. Rekisteriin sähköisesti tallennettuja tietoja pääsevät käsittelemään vain tietoihin oikeutetut ja valtuutetut henkilöt. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

12. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Rekisterin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille.
Voimme kuitenkin luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille

  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannoistamme henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti
  • kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä tai muutoin lainsäädännön edellyttämissä tai sallimissa tilanteissa.

Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa tarvittavia tietoja vain sellaiselle yhteistyökumppanille, jonka kanssa Rekisterinpitäjällä on voimassa oleva asianmukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Muutoin tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella, tai

  1. viranomaiselle, jolla on siihen lakisääteinen oikeus
  2. toiminnan rahoittavalle viranomaiselle toiminnan raportointia varten.

Tietojen luovutuksen peruste: Ohjaava lainsäädäntö ja määräykset sekä rekisteröidyn suostumus.

13. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan

Rekisterin tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle).

Henkilötietoja säilytetään EU:n ja Euroopan talousalueella. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen asianmukaisista suojatoimista huolehditaan tietosuojalainsäädännön kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

14. Henkilötietojen säilytysajan määrittäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tapahtumaan liittyvät henkilötiedot sekä muut ilmoittautumiseen liittyvät tiedot säilytetään rekisterissä 1 vuoden ajan tapahtuman tai koulutuksen päättymisen jälkeen, jonka jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan.

Henkilötietoja voidaan säilyttää edellä mainittua 1 vuotta pidempi aika, mikäli lakisääteinen tai muu ulkopuolinen velvoite (esimerkiksi koulutuksen rahoittajan ehdot) edellyttävät henkilötietojen säilyttämistä tätä pidemmän ajan.

Rekisterinpitäjä säilyttää vain toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta tai henkilö on pyytänyt tietojensa poistamista/perunut suostumuksen, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen. Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Säilytys toteutetaan arkistonmuodostussuunnitelman ja lainsäädännön velvoittaman ajan (esim. kirjanpito- ja raportointivelvoitteet, oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten) tietoturvallisessa käyttöympäristössä noudattaen asiakirjoille säädettyä säilytysaikaa.

15. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle, jonka tietoja käsitellään, erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta.

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
  • saada tutustua tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi)
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista eri tilanteissa löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa.

Oikeuksien soveltuminen

Jos henkilötietojen käsittely ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta, ellei rekisteröidy anna tunnistamisen mahdollistavia lisätietoja (tietosuoja-asetuksen 11 artikla).

Oikeuksista poikkeaminen

Tietosuoja-asetus ja Suomen tietosuojalaki mahdollistavat tietyistä rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen silloin, kun henkilötietoja käsitellään tieteellisessä tutkimuksessa ja oikeuksien toteuttaminen estäisi tai vaikeuttaisi suuresti käsittelyn tarkoitusten saavuttamista.

Tarvetta poiketa rekisteröidyn oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Valitusoikeus

Henkilöllä on aina oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille sähköpostilla osoitteeseen tietosuojavastaava@talentia.fi. Pyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä voi toimittaa tiedot postitse tai salatulla sähköpostilla antamaasi sähköposti-osoitteeseen.

16. Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuillamme. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Käytämme kolmansien osapuolien verkkotyökaluja analysoidaksemme sivustomme toimivuutta. Ne tallentavat anonyymia tietoa kävijöistä. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

17. Selosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivullamme https://www.talentia.fi/helsinki/wp-admin/, josta löydät tämän selosteen viimeisimmän version.

18. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@talentia.fi.

Tietosuojaseloste päivitetty 26.2.2025.